Checklist pour organiser un après-midi d’activités physiques

Un après-midi sportif demande plus qu’une liste de jeux et de ballons. Il faut réserver un lieu adapté, cadrer les inscriptions, répartir les bénévoles et vérifier les autorisations avant d’envoyer le programme. La préparation du matériel, des badges, des boissons et du buffet se joue surtout dans les derniers jours. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre et à éviter les oublis qui ralentissent l’accueil ou les activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu sportif
Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier l’assurance et les autorisations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Envoyer le programme aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Transmettre les besoins alimentaires au traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de sport
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les badges des participants
2 personnes
Préparer la musique et la playlist
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stations sportives
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Animer l'échauffement
2 personnes
Accompagner l'activité de marche au poste de mouvement
2 personnes
Animer le jeu de balle du poste d'activité
2 personnes
Accompagner l'activité de visée au poste de mouvement
2 personnes
Animer la danse du poste d’activité physique
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Échanger les équipements sportifs
3 personnes
Animer le deuxième tour d’exercices
8 personnes
Accompagner vers l’espace de repos
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le quiz de mouvement léger
2 personnes
Animer l’activité musicale
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Accompagner le retour au calme
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le sol sportif
2 personnes
Vérifier les toilettes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les participants
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Bancs de reposqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Balles de softballqté 12
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 20
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 24
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 30
Giletsqté 30
Cordes à sauterqté 15
Témoins de relaisqté 12
Tapis d’équilibreqté 8
Tapis de yoga et de fitnessqté 30
Bandes de résistanceqté 20
Cible de fléchettes
Fléchettesqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Podomètresqté 20
Plots de sport étanchesqté 20
Balles de pauseqté 6
Panier portable
Cibles de viséeqté 4
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Cartes podomètreqté 70

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Bolsqté 20
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Porte-nomsqté 70
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d’affichageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Paniers à lingeqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de glaceqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant l’envoi des invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les accompagnateurs et les besoins alimentaires.
Vérifiez l’assurance, les autorisations et les prévisions météo au plus tard 48 heures avant. Pour une activité extérieure, prévoyez aussi une décision claire en cas de pluie, plutôt que d’attendre le matin même.
Contrôlez le matériel de sport la veille, pas seulement le jour J. Testez les chronomètres, les panneaux de score et les équipements de marquage, et regroupez les ballons, raquettes, cordes et tapis par activité.
Préparez la table d’inscription avec les badges et la liste définitive des participants avant l’arrivée du premier groupe. Gardez les coordonnées et les informations alimentaires accessibles à la personne chargée de l’accueil.
Refroidissez les boissons et préparez les fruits, les en-cas et le buffet du déjeuner le matin même. Placez les tables, chaises et bancs de repos avant le début des activités pour éviter de mobiliser les bénévoles pendant les jeux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi d’activités physiques ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines à l’avance pour réserver le lieu, fixer le programme et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions définitives, les achats et la vérification du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi sportif ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires et la date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement.
Quand vérifier le matériel de sport ?: Faites un premier contrôle environ une semaine avant afin de repérer les éléments manquants ou endommagés. Réalisez une dernière vérification la veille, notamment pour les ballons, les raquettes, les cônes, les tapis et les chronomètres.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer l’après-midi ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 responsable par activité en cours. Pour plusieurs ateliers simultanés, ajoutez une personne de coordination afin de gérer les rotations, les pauses et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.