Checklist para organizar una noche de bingo
Una noche de bingo necesita más que cartones y premios. Hay que cerrar las inscripciones, confirmar preferencias dietéticas, reservar la sala y comprobar que el bombo, los balones y el sonido funcionan antes de que lleguen los participantes. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto: primero asistentes y material, después compras y preparación, y por último el montaje de las mesas, el registro, los premios y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de participantes
Reservar la sede y la sala
Reservar material de bingo
Comprar premios de bingo
2 personas
Preparar cartones de bingo
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Hacer la compra
2 personas
Recoger artículos reutilizables
2 personas
Comprobar la máquina de bingo
Ordenar los premios
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar los productos dietéticos
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
Montar la mesa de premios
2 personas
Preparar las tarjetas de bingo
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar las reglas del juego
Servir café y té
3 personas
Lanzar la primera ronda de bingo
2 personas
Verificar a los ganadores del bingo
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Poner en marcha las siguientes rondas de bingo
2 personas
Responder preguntas de los participantes
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Reunir las tarjetas y fichas de bingo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Clasificar y sacar la basura
2 personas
Contar el material del bingo
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Revisar caja y pagos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa de premios
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 70
- Vasoscant. 70
- Platos para postrecant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de servircant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Bombo de bingo
- Sets de balones de bingocant. 2
- Fichas de bingocant. 500
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz
- Portátil
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Oficina
- Cartones de bingocant. 150
- Juego de bolígrafoscant. 10
- Portapapelescant. 4
- Caja registradora
- Cajón para cambio
Decoración
- Guirnalda de banderines de bingocant. 4
- Mantelescant. 8
- Etiquetas de preciocant. 20
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
- Cables de luzcant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes al menos 3 días antes. Así puedes calcular los cartones, separar los productos dietéticos y preparar suficientes sillas, vasos y aperitivos.
- Comprueba el bombo de bingo, los sets de balones y el micrófono el día anterior. Haz una prueba completa con el altavoz, el portátil, los cables alargadores y las regletas para evitar montar todo a última hora.
- Ordena los premios antes de abrir la sala y colócalos en la mesa de premios por ronda. Si hay premios pequeños, prepara también una lista para saber qué corresponde a cada bingo.
- Monta una mesa de registro independiente de la mesa de premios. Deja allí los cartones, bolígrafos, portapapeles y la caja para el cambio, y calcula el efectivo necesario antes de recibir a los asistentes.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos entre 1 y 2 horas antes del comienzo. Mantén separados los productos dietéticos y usa bandejas, platos y cubiertos suficientes para no interrumpir las rondas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de bingo?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar la sala y el material. Deja las compras, los premios y la impresión de las reglas para la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar los asistentes a una noche de bingo?
- Confirma la lista definitiva entre 3 y 5 días antes. Ese plazo permite ajustar las tarjetas, las sillas, los aperitivos y las opciones dietéticas sin comprar de más.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al bingo?
- El día anterior conviene probar el bombo, los balones, el micrófono y el altavoz, además de ordenar los premios y preparar los cartones. También puedes imprimir las reglas y recoger los artículos reutilizables.
- ¿Cuándo se monta una sala para una noche de bingo?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Primero limpia y coloca mesas y sillas; después prepara el registro, los premios, la decoración, el sonido y las bebidas.
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