Bingoavond organiseren: checklist en planning

Een bingoavond staat of valt met een strak verloop: deelnemers registreren, kaarten uitdelen, nummers goed verstaanbaar afroepen en prijzen zonder zoeken uitreiken. Begin enkele weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en bevestig de deelnemerslijst voordat je boodschappen en bingomateriaal definitief regelt. Op de dag zelf richt je registratie- en prijzentafel in, test je de bingomolen en geluidsinstallatie en leg je kaarten, fiches en spelregels per tafel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Bingomateriaal reserveren
Bingoprijzen inkopen
2 personen
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
Spelregels afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Herbruikbare spullen verzamelen
2 personen
Bingomachine controleren
Prijzen sorteren
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetproducten apart zetten
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
Prijzentafel inrichten
2 personen
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Verlichting controleren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Spelregels uitleggen
Koffie en thee serveren
3 personen
Eerste bingoronde draaien
2 personen
Bingowinnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Volgende bingorondes draaien
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Bingokaarten en fiches verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Bingomateriaal tellen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Kas en betalingen controleren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Prijzentafel
Kapstokaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballemmensetsaantal 2
Bingofichesaantal 500
Draadloze microfoon
Luidspreker
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoor

Bingokaartenaantal 150
Pennensetsaantal 10
Clipboardsaantal 4
Kassa
Wisselgeldbakje

Decoratie

Bingo-vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Prijslintjesaantal 20

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtkabelsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf. Dan weet je hoeveel bingokaarten, stoelen, drinkglazen en hapjes je nodig hebt en kun je dieetproducten apart inkopen.
Sorteer de bingoprijzen vóór de zaal opengaat en leg ze in speelvolgorde op de prijzentafel. Noteer per ronde welke prijs klaarstaat; dat voorkomt zoeken tijdens het afroepen.
Test de bingomolen, microfoon en luidspreker minimaal 60 minuten voor de start. Controleer tegelijk verlengsnoeren, stekkerdozen en de verstaanbaarheid vanaf de achterste tafel.
Richt registratie in met de deelnemerslijst, pennensets en eventuele kassa met wisselgeld. Leg bingokaarten en fiches pas na controle klaar, zodat ontbrekende sets nog kunnen worden aangevuld.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes met een aparte plek voor dieetproducten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra servies achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond klaar te zetten?: Trek op de dag zelf minimaal 2 uur uit voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, registratie en prijzentafel inrichten, hapjes klaarzetten en techniek testen. Plan de geluidscheck uiterlijk 60 minuten voor de start.
Hoeveel bingokaarten moet ik voorbereiden?: Maak per aangemelde deelnemer minimaal 1 bingokaart klaar en leg 10% extra kaarten apart. Bij 50 deelnemers bereid je dus 55 kaarten voor, zodat je een late inschrijving of beschadigde kaart kunt opvangen.
Wanneer moet ik de bingoprijzen inkopen?: Koop de prijzen uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat de deelnemerslijst grotendeels bevestigd is. Sorteer en controleer ze op de dag zelf minstens 60 minuten voor de eerste ronde.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een bingoavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor hapjes kun je starten met 4 tot 6 kleine porties per persoon; tel bij een avond van 3 uur ongeveer 25% extra als er geen maaltijd wordt geserveerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.