Checklist para la noche de bingo del centro de atención
Organizar una noche de bingo en un centro de atención requiere más que preparar los cartones. Primero hay que confirmar la sala, la fecha y las inscripciones; después, comprobar la accesibilidad, reunir los premios y probar el sonido. El día del evento, reserva tiempo para montar las mesas, preparar las rondas, recibir a los participantes y dejar lista la comida. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no tengas que resolver detalles importantes a última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Anunciar la fecha del bingo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la accesibilidad
Contar las tarjetas de bingo
2 personas
Comprar premios
Probar el equipo de bingo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las rondas de bingo
2 personas
Etiquetar los premios
Imprimir la lista de participantes
Evento
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Mantener libres los asientos para sillas de ruedas
2 personas
Conectar el equipo de bingo
2 personas
Preparar el material de bingo
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir cartones de bingo
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar explicaciones del bingo
Guiar la primera ronda de bingo
2 personas
Entregar premios
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la segunda ronda de bingo
2 personas
Servir sopa y pan
4 personas
Guiar la tercera ronda de bingo
2 personas
Guiar la ronda final
2 personas
Entregar los últimos premios
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Guardar el material de bingo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Tazones para sopacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
Material de juego
- Bombo de bingo
- Bolas de bingocant. 90
- Cartones de bingocant. 180
- Fichas de bingocant. 3000
- Entradas de reservacant. 30
- Premioscant. 20
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz
- Hervidor de aguacant. 2
- Cafeteracant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnalda de banderines de bingocant. 3
- Globoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Platos redondoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y anota las preferencias dietéticas junto con el nombre de cada participante. Así puedes calcular mejor los aperitivos, las bebidas y los asientos.
- Comprueba la accesibilidad antes de montar la sala: deja libres los asientos para sillas de ruedas y mantén despejados los recorridos hasta la entrada, el baño y las mesas.
- Prueba el bombo, el micrófono inalámbrico y el altavoz 2 o 3 horas antes de empezar. Revisa también los cables alargadores y las regletas para evitar improvisaciones durante la primera ronda.
- Prepara las rondas de bingo y etiqueta los premios antes de abrir la sala. Ten los cartones, las fichas y la lista de participantes juntos en la mesa de recepción para repartirlos sin formar colas.
- Enfría las bebidas y monta el bufé antes de la llegada del público. Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y coloca tazas, vasos, platos y cubiertos en un solo punto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una noche de bingo?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha prevista. Cierra las inscripciones unos 3 días antes para confirmar el número de asistentes, las necesidades de accesibilidad y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala para el bingo?
- Abre la sala entre 2 y 3 horas antes del comienzo. Ese margen permite montar mesas y sillas, conectar el equipo, colocar la decoración, preparar el bufé y corregir cualquier problema de sonido.
- ¿Cuántos cartones de bingo hay que preparar?
- Prepara un cartón por participante inscrito y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Si esperas 40 participantes, lleva entre 44 y 46 cartones para cubrir incorporaciones o cartones dañados.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a una noche de bingo?
- El día anterior confirma la reserva de la sala, cuenta los cartones y las fichas, revisa los premios y comprueba que el equipo funciona. También conviene dejar listas las rondas y la lista actualizada de participantes.
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