Checklist para organizar una marcha por el clima

Una marcha por el clima necesita más coordinación que una convocatoria y unos carteles. Hay que cerrar la ruta, tramitar los permisos, preparar la seguridad y comprobar cómo funcionará el sonido durante el recorrido. También conviene dejar con antelación el transporte de materiales, la inscripción y la asignación de voluntarios. Esta checklist reúne 77 tareas y 52 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la planificación inicial hasta el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
3 personas
Reservar la sala de reuniones
Solicitar permiso
2 personas
Comprobar el seguro
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
Inspeccionar la ruta in situ
3 personas
Comprobar el punto de encuentro
2 personas
Confirmar ponentes
Registrar el programa musical
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
Enviar nota de prensa
Diseñar el mapa de ruta
2 personas
Diseñar flechas y carteles
2 personas
Diseñar banners y pancartas
5 personas
Encargar material impreso
Reservar equipo de sonido
Reservar el transporte de material
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
Distribuir la lista de contactos
Imprimir el mapa de ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Clasificar los materiales
4 personas
Enrollar y etiquetar pancartas
2 personas
Llenar las bolsas para voluntarios
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Señalizar el punto de encuentro
4 personas
Montar las mesas y la carpa
6 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar flechas de ruta
6 personas
Colocar banners a lo largo del recorrido
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
Montar la mesa de información
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Informar a los voluntarios
4 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
6 personas
Explicar la ruta y las normas de seguridad
3 personas
Guiar el programa de bienvenida
4 personas
Tomar la delantera
5 personas
Tomar la retaguardia
5 personas
Acompañar la marcha por el clima
12 personas
Asegurar los cruces
8 personas
Informar a los participantes durante el trayecto
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Presentar el programa del escenario
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
Recoger la basura durante el evento
5 personas
Informar a los últimos visitantes
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger las pancartas
5 personas
Desmontar las mesas y la carpa
6 personas
Retirar las flechas de ruta
6 personas
Llevar la basura al punto de recogida
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas

Seguimiento

Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Limpiar materiales reutilizables
3 personas
Lavar platos y vasos
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Comprobar daños en la ruta
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recopilar los recibos de gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Archivar fotos y archivos
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 20
Mantelescant. 8
Papeleracant. 12

Equipo

Megáfonos inalámbricoscant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banderolascant. 12
Bannerscant. 8
Banderas de papelcant. 300
Carteles de protesta de maderacant. 100
Platos de cartóncant. 300
Flechas de rutacant. 40
Bridascant. 500
Cinta de carrocerocant. 12
Rotuladorescant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de café reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 250

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Jarras de aguacant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 8
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 8
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantes de trabajocant. 24

Material deportivo

Chalecos para los agentes de tráficocant. 24
Paraguascant. 12
Camillas plegables

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y el punto de encuentro antes de publicar la convocatoria. Después inspecciona el recorrido a pie y comprueba dónde se colocarán las flechas, los carteles y los equipos de sonido.
Empieza los permisos, las medidas de tráfico y la revisión del seguro con varias semanas de margen. No esperes a tener el programa completo: estos trámites pueden condicionar la ruta y el horario.
Asigna funciones concretas a cada voluntario y organiza una charla antes de la marcha. Incluye quién guía el recorrido, quién acompaña al grupo, quién controla el material y quién contacta con emergencias.
Prueba megáfonos, altavoces, micrófonos, cables, regletas y baterías antes del día del evento. Lleva walkie-talkies para las personas responsables y reserva transporte para que el material llegue al punto correcto.
Publica el formulario de inscripción y pregunta por preferencias dietéticas con tiempo para ajustar la atención al público. Envía la nota de prensa y los mensajes en redes cuando ya estén confirmados la ruta, el programa y los ponentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha por el clima?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la ruta, solicitar permisos, revisar el seguro y preparar el plan de seguridad. Reserva más margen si necesitas medidas de tráfico, transporte de material o equipos de sonido.
¿Qué permisos hacen falta para una marcha por el clima?: Depende de la ruta y de la normativa local, pero debes comprobar el permiso de la marcha y las medidas de tráfico necesarias. Haz la solicitud al menos 6 semanas antes y confirma por escrito las condiciones de uso del recorrido.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una marcha por el clima?: Calcula como mínimo 1 voluntario responsable por cada función crítica: recorrido, punto de encuentro, sonido, materiales y atención a participantes. Para grupos grandes, añade 1 persona de apoyo por cada 50 participantes y asigna todas las funciones antes de la charla.
¿Cuándo hay que probar el sonido y preparar los carteles?: Haz una prueba completa del sonido entre 7 y 10 días antes, incluyendo micrófonos, altavoces, cables y baterías. Encarga el material impreso y termina las flechas, pancartas y banners al menos 5 días antes para poder corregir errores.

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