Jornada de acción: checklist para organizarla sin olvidos
Organizar una jornada de acción implica coordinar personas, materiales y horarios en un mismo día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero el espacio y el programa, después las inscripciones y la compra, y por último el montaje y la coordinación. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, la información de ruta, las identificaciones y la prueba del sonido. Úsala para saber qué debe estar cerrado antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de ruta
Pedir la compra
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir folletos informativos
Preparar las cajas de donaciones
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir la lista de participantes
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material de campaña
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar mesas de información
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Coordinar las actividades de la acción
6 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger donaciones
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar el cierre
Seguimiento
Empacar materiales de acción
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejascant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Banners de accióncant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 10
- Plantascant. 6
Información
- Folletos informativoscant. 200
- Credencialescant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
- Cajas de donacionescant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Material deportivo
- Juegos de accióncant. 6
- Tambor de sorteo
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y reserva el espacio antes de enviar las invitaciones. Así podrás incluir horarios, dirección, ruta de llegada y necesidades de inscripción en un solo mensaje.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y encarga la compra con esa información. No esperes al día anterior para comprobar si los aperitivos y las bebidas cubren a todo el grupo.
- Prepara las identificaciones, los folletos y la lista de participantes antes del montaje. Lleva una copia de la lista a recepción y deja los folletos informativos en las mesas de información.
- Prueba los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas antes de que lleguen los invitados. Haz la prueba con el programa completo para detectar cambios de volumen o conexiones que falten.
- Da instrucciones a los voluntarios antes de abrir la recepción y asigna quién recibe, quién coordina las actividades y quién repone bebidas. Reserva tiempo para enfriar las bebidas, preparar los aperitivos y montar el mostrador.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de acción?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja la compra, la impresión y la comprobación de materiales para la última semana, y confirma el montaje el día anterior.
- ¿Cuándo hay que pedir la compra para una jornada de acción?
- Pídela entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Recógela con tiempo suficiente para revisar cantidades, preparar los aperitivos y enfriar las bebidas antes de recibir a los invitados.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene comprobar los materiales, imprimir la lista de participantes, preparar las tarjetas de identificación y dejar listos los folletos y las cajas de donaciones. También debes confirmar el programa y las instrucciones de los voluntarios.
- ¿Cuándo se prueba el sonido?
- Prueba los altavoces y el micrófono al menos 2 horas antes de que empiece la jornada. Comprueba también los cables alargadores y las regletas, y repite la prueba después de colocar las mesas para evitar cambios de conexión.
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