Organiser un Jour d’action sans rien oublier
Un Jour d’action demande une préparation coordonnée : salle, programme, inscriptions, bénévoles et matériel doivent être prêts au même moment. Cette checklist suit le déroulement réel, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’encadrement des activités. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les rallonges et le test de la sonorisation. Utilise-la pour avancer étape par étape et garder une vue claire le jour venu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Commander les courses
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les flyers d’information
Préparer les boîtes à dons
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel de campagne
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer les activités d’action
6 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encaisser les dons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer la clôture
Suivi
Emballer le matériel de campagne
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 80
- Tasses à caféqté 80
- Verres à boireqté 100
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateauxqté 6
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Bannières de campagneqté 4
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 10
- Plantesqté 6
Informations
- Brochures d'informationqté 200
- Badges nominatifsqté 100
- Marqueursqté 12
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Boîtes à donsqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Matériel de sport
- Jeux d’actionqté 6
- Tombola
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle et fixe le programme assez tôt pour pouvoir envoyer les invitations avec un itinéraire précis. Prévois un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : badges nominatifs, liste imprimée des participants, brochures d’information et boîtes à dons doivent être regroupés au même endroit.
- Vérifie le matériel la veille, notamment les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises. Un test de sonorisation de 15 minutes avant l’ouverture permet de repérer les branchements manquants.
- Récupère les courses avant l’installation et mets les boissons au frais suffisamment tôt. Prépare les en-cas, les carafes d’eau, les tasses, les verres et les ustensiles avant le briefing des bénévoles.
- Répartis clairement les rôles pendant un briefing de 20 à 30 minutes : accueil, comptoir, activités d’action, information et ravitaillement. Garde une personne disponible pour régler les imprévus pendant le programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Jour d’action ?
- Prévois au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, définir le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Ajoute une vérification finale du matériel la veille et une installation le jour même.
- Quand envoyer les invitations pour un Jour d’action ?
- Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement, avec le programme et l’itinéraire. Fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des participants.
- Que faut-il vérifier avant l’accueil des participants ?
- Vérifie les tables, chaises, tables d’information, badges, brochures, boissons et en-cas. Teste aussi les haut-parleurs et le microphone 15 minutes avant l’ouverture, puis confirme que les bénévoles connaissent leur rôle.
- Comment organiser l’installation le jour d’action ?
- Commence par les tables et les chaises, puis installe le comptoir d’accueil, les tables d’information et le matériel de campagne. Termine par la décoration, les boissons au frais et le briefing des bénévoles, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public.
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