Cómo organizar una gymkana en coche sin perder el control

Una gymkana en coche necesita dos planes coordinados: el recorrido que seguirán los participantes y la operación de salida, controles y llegada. Empieza fijando fecha, ruta y lugares de salida y final; después comprueba permisos y prueba todo el trayecto conduciendo. Las preguntas, mapas y hojas de respuestas deben estar cerrados antes de imprimirlos. La mayoría de los problemas aparecen cuando se subestima el tiempo de los controles, falta una ruta de emergencia o nadie sabe quién toma decisiones durante la prueba.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar la ubicación de salida
3
Reservar la ubicación final
4
Comprobar los permisos de ruta
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Desarrollar la ruta
2 personas
10
Escribir las preguntas del rompecabezas
2 personas
11
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
12
Definir los puntos de control
2 personas
13
Probar la ruta conduciendo
2 personas
14
Ajustar la ruta de rompecabezas
2 personas
15
Establecer la ruta de emergencia
2 personas
16
Asignar números de dorsal
17
Imprimir la lista de participantes
18
Imprimir cuadernillos de rompecabezas
2 personas
19
Imprimir formularios de respuesta
20
Imprimir mapas de ruta
2 personas
21
Dar instrucciones a los puestos de control
2 personas
22
Pedir el catering
23
Gestionar premios y trofeos
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Recordar a los participantes
26
Hacer la compra
2 personas
27
Reunir los materiales
3 personas
28
Preparar paquetes por coche
3 personas
29
Dejar listos los cuadernillos de puzzles
2 personas
30
Preparar la lista de salida
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Delimitar el aparcamiento
3 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar el mostrador de inicio
2 personas
35
Montar la mesa de catering
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar señales de ruta
3 personas
38
Montar puestos de control
4 personas
39
Preparar la mesa de premios
2 personas
40
Enfriar bebidas
2 personas
41
Preparar el punto de café
2 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Volver a comprobar la ruta
2 personas
44
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

45
Abrir la inscripción
3 personas
46
Recepción de participantes
3 personas
47
Repartir los kits de inicio
3 personas
48
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
49
Arrancar los coches
3 personas
50
Atender el puesto de control
4 personas
51
Ofrecer ayuda telefónica con la ruta
52
Servir las bebidas
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
56
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
57
Preparar el buffet
3 personas
58
Servir el bufé
3 personas
59
Servir café y té
2 personas
60
Revisar respuestas
3 personas
61
Anunciar el resultado
2 personas
62
Entregar premios
2 personas
63
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
64
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

65
Recoger los carteles de ruta
3 personas
66
Desmontar los puntos de control
4 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
73
Cargar los materiales
3 personas
74
Entregar las llaves y el local
75
Guardar el stock restante
2 personas
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Archivar los archivos de ruta

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6
Calculadorascant. 4
Portátilescant. 2
Impresora
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Ruta

Señales de rutacant. 35
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 4
Bandera de salida
Banderas de controlcant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Portamapascant. 45
Fundas impermeables para rutascant. 45
Juegos de brújulascant. 40
Cronómetroscant. 6

Artículos de papel

Cuadernillos de rompecabezascant. 45
Hojas de respuestacant. 50
Tarjetas de participantescant. 50
Dorsalescant. 50
Tarjetas de controlcant. 300
Mapas de rutacant. 50
Instrucciones de aparcamientocant. 50
Instrucciones para voluntarioscant. 15
Bolígrafoscant. 80
Lápicescant. 50
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bloc de notascant. 8
Portapapelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de servircant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Trofeoscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Diseña la ruta con margen: prueba el recorrido completo y calcula al menos 15 minutos extra por cada punto de control. Comprueba también dónde pueden detenerse los coches sin bloquear el tráfico.
Cierra las preguntas, respuestas y puntuación antes de imprimir los cuadernillos y formularios. Prepara una copia adicional por cada 10 participantes para cubrir pérdidas o errores.
Asigna un responsable concreto a cada puesto de control y entrégale instrucciones por escrito. Los walkie-talkies permiten resolver incidencias sin depender de llamadas durante la ruta.
Prepara la salida por bloques y entrega a cada equipo su dorsal, mapa, portamapas y hojas de respuesta. Una mesa separada para inscripciones evita que los coches se acumulen al inicio.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del evento. Protege mapas y cuadernillos con fundas impermeables y define de antemano cuándo se activa la ruta de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una gymkana en coche?: Empieza al menos 6 semanas antes. La ruta, los permisos y las reservas deben estar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja los últimos 7 días para imprimir, asignar voluntarios y confirmar participantes.
¿Cuántos puntos de control debe tener una gymkana en coche?: Para una actividad de 2 a 3 horas, calcula entre 4 y 6 puntos de control. Cada puesto debe tener una prueba clara, un responsable y una alternativa por si el acceso se bloquea.
¿Cuánto dura una gymkana en coche?: Reserva entre 2 y 4 horas para la prueba, sin contar la bienvenida y la entrega de premios. Añade unos 30 minutos al principio para inscripciones, instrucciones y salida escalonada.
¿Cuándo hay que imprimir los materiales de la gymkana?: Imprime los cuadernillos, mapas y hojas de respuesta entre 3 y 5 días antes, cuando la ruta y la puntuación ya estén cerradas. Guarda al menos un juego completo de repuesto por cada 10 equipos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.