Checklist para organizar una foam run

Una foam run necesita más preparación que una carrera convencional: hay que coordinar la ruta, las estaciones de espuma, el agua, la seguridad y los grupos de salida. Empieza por los permisos y el recorrido, y deja la compra y el montaje para los últimos días. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para que la inscripción, la salida y la llegada funcionen sin improvisaciones. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Comprobar el permiso
Registrar la ruta
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
Determinar estaciones de espuma
2 personas
Hacer reservas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir líquido de espuma
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar los dorsales
3 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Probar el equipo de espuma
3 personas
Clasificar los paquetes de participantes
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Habilitar puntos de bebida
4 personas
Montar estaciones de espuma
6 personas
Comprobar las conexiones de agua
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colocar materiales de seguridad
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Preparar la restauración
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir el registro
4 personas
Recepción de participantes
5 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Operar estaciones de espuma
8 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Guiar la meta
4 personas
Hacer fotos de la llegada
2 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Indicar a los participantes dónde están las duchas
2 personas
Proporcionar la música
2 personas
Servir el catering de la noche
5 personas
Cerrar las zonas de espuma
4 personas
Registrar objetos perdidos
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Dar el anuncio final
Encender la iluminación
2 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Apagar el equipo de espuma
3 personas
Retirar los carteles de ruta
4 personas
Recoger los residuos del terreno
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los baños
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mostradores de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Máquinas de espumacant. 4
Bombas de aguacant. 4
Mangueras de aguacant. 8
Cables alargadorescant. 8
Carretescant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Cintas de medallacant. 350
Medallas de metacant. 350
Conoscant. 50
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Señales de rutacant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Relojes de tiempocant. 3
Banderas de salidacant. 3
Líquido de espumacant. 12
Arco de meta inflable
Chalecos de competicióncant. 30

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 200
Chalecos reflectantescant. 30
Lámparas de emergenciacant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 20

Decoración

Decoración del arco de salida
Guirnaldascant. 12
Guirnaldas de globoscant. 6
Mantelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6

Limpieza

Limpiacristalescant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes con el permiso, el registro de la ruta y la comprobación de accesibilidad. Sin estas decisiones no puedes cerrar las estaciones de espuma ni publicar información fiable.
Abre las inscripciones con al menos 4 semanas de margen y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes preparar los paquetes de participantes y separar los grupos de salida con tiempo.
Prueba las máquinas de espuma, las bombas, las mangueras y los cables durante la semana anterior, no el mismo día. Comprueba que cada estación tenga agua, alimentación eléctrica segura y líquido de espuma suficiente.
Envía a los participantes la ruta, los horarios de salida, qué deben llevar y cómo funciona la espuma entre 5 y 7 días antes. Reenvía una actualización cuando el pronóstico del tiempo pueda cambiar la preparación.
Reserva el día anterior para clasificar dorsales y paquetes, llenar las neveras y revisar el recinto. Antes de abrir la salida, delimita la zona, coloca la señalización y confirma que el botiquín y las mantas térmicas estén accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una foam run?: Calcula entre 6 y 8 semanas para gestionar permisos, registrar la ruta, abrir inscripciones y reclutar voluntarios. La última semana debe quedar para probar el equipo, comprar lo necesario y preparar los paquetes.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los participantes?: Envíalas entre 5 y 7 días antes de la foam run. Incluye la hora del grupo de salida, la ruta, las indicaciones de accesibilidad y cualquier recomendación relacionada con la espuma y el agua.
¿Cuándo hay que comprobar las máquinas de espuma?: Haz una prueba completa durante los 7 días anteriores y vuelve a revisar conexiones y alimentación el día del montaje. Comprueba cada máquina con su bomba, manguera, cable y líquido de espuma antes de que lleguen los participantes.
¿Qué se prepara el día anterior a una foam run?: El día anterior puedes clasificar los paquetes, preparar los dorsales, llenar las neveras y recoger el material reservado. Haz también una inspección del recinto y deja lista la delimitación de salida y meta para reducir el montaje de la mañana.

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