Checklist pour organiser une foam run

Une foam run demande plus qu’un parcours et des machines à mousse. Il faut cadrer les inscriptions, obtenir les autorisations, sécuriser l’itinéraire et prévoir une organisation fluide au départ comme à l’arrivée. Cette checklist de 74 tâches et 62 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, groupes de départ, branchements électriques, signalétique et contrôle du matériel avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Vérifier le permis
Définir l'itinéraire
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Définir les stations de mousse
2 personnes
Faire les réservations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Commander le liquide à mousse
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Tester le matériel à mousse
3 personnes
Trier les packs participants
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Aménager les points d’eau
4 personnes
Monter les stations de mousse
6 personnes
Vérifier les raccordements d’eau
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
4 personnes
Accueillir les participants
5 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Gérer les stations de mousse
8 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer l’arrivée
4 personnes
Prendre les photos de fin
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Diriger les participants vers les douches
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Servir le catering du soir
5 personnes
Fermer les zones mousse
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le check-out des participants
2 personnes
Faire l’annonce de fin
Allumer l’éclairage
2 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre les équipements en mousse
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Ramasser les déchets du terrain
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Gérer les objets perdus
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Bureaux d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 6

Équipement

Machines à mousseqté 4
Pompes à eauqté 4
Tuyaux d’arrosageqté 8
Rallongesqté 8
Enrouleursqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Rubans de médailleqté 350
Médailles de finisherqté 350
Cônesqté 50
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Chronomètresqté 3
Drapeaux de départqté 3
Liquide à mousseqté 12
Arche d’arrivée gonflable
Maillots de compétitionqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 200
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de secoursqté 6
Tapis antidérapantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de conservationqté 20

Décoration

Décoration de l’arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 12
Guirlandes de ballonsqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Nettoyage

Raclettes de solqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’autorisation, le parcours et l’accessibilité. Faites ces vérifications au moins 6 à 8 semaines avant la course, car une modification tardive de l’itinéraire peut entraîner de nouvelles réservations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes de départ. Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement, avec l’heure d’arrivée, le parcours et les consignes concernant la mousse.
Testez chaque machine à mousse, pompe, tuyau, rallonge et enrouleur avant le jour J. Prévoyez une prise électrique et une solution de secours pour chaque zone de mousse, plutôt que de découvrir un problème au montage.
Organisez le départ et l’arrivée comme deux zones distinctes. Installez les cônes, barrières, rubans et panneaux avant l’arrivée du public, puis gardez un espace dégagé pour les inscriptions, les vêtements et les premiers secours.
Contrôlez la météo 48 heures puis 24 heures avant la foam run. Remplissez les glacières, préparez les packs participants et vérifiez les trousses de premiers secours la veille afin de ne pas cumuler ces tâches le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foam run ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier le permis, définir un itinéraire accessible, réserver le matériel, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une foam run ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, puis transmettez les informations finales au moins 7 jours avant. Gardez les dernières 48 heures pour la météo et les ajustements pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour une foam run ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez les bénévoles entre les inscriptions, les stations de mousse, le parcours, l’arrivée et les premiers secours. Finalisez les rôles au moins 7 jours avant la course.
Quand tester les machines à mousse ?: Faites un premier test dès la réception du matériel, puis un second contrôle la veille. Vérifiez les pompes, tuyaux, raccords, rallonges, alimentation électrique et quantité de liquide à mousse pour chaque station.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.