Checklist para organizar una feria en la plaza

Una feria en la plaza necesita más coordinación que una simple reunión al aire libre. Primero se cierran la fecha, los permisos, el seguro y los proveedores; después se organizan las inscripciones, el plano y los servicios para cada puesto. Durante la última semana conviene confirmar reservas, electricidad, accesos y el plan de lluvia. Esta checklist reúne las 69 tareas y 59 materiales del plan para que sepas qué resolver y cuándo hacerlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la plaza
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Hacer el plano
Determinar la ruta y las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar las reservas
Informar a los responsables de los stands
Informar a los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar el plan por lluvia
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Congelar los refrigerantes
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar la señalización
Inspeccionar la plaza
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Desenrollar los cables de corriente
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Distribuir los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Encender la iluminación
Comprobar el sonido
Reponer existencias
2 personas
Informar a los expositores sobre la salida
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la plaza
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar el material promocional
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 24
Mesas de cajacant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Altavoces Bluetoothcant. 2
Walkie-talkies recargablescant. 4

Vajilla

Tazascant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 60
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners de la plazacant. 4
Arcos de globoscant. 2
Jardinerascant. 8
Carteles del menúcant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Bandejas para contar dinerocant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Porta-servilletascant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Compras

Consejos

Solicita el permiso de uso de la plaza y comprueba el seguro al menos 6-8 semanas antes. Sin esa documentación, proveedores y expositores pueden quedar bloqueados a última hora.
Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano. Con el número final de puestos podrás asignar mesas, carpas, tomas eléctricas y una ruta de evacuación realista.
Recoge las preferencias dietéticas junto con el formulario de inscripción, no durante el montaje. Así puedes prever opciones de comida y evitar compras urgentes el mismo día.
Confirma las reservas y los puntos de electricidad durante la semana anterior. Comprueba también que los alargadores, enrollacables y regletas alcanzan los puestos previstos sin cruzar salidas.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y comunica el plan de lluvia a responsables, vecinos y expositores. Inspecciona la plaza el día del evento y coloca la señalización antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria en la plaza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, solicitar permisos, comprobar el seguro y contactar con proveedores. Deja la confirmación final de reservas y materiales para la semana anterior.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas al menos 10-14 días antes de la feria. Ese margen permite asignar puestos, preparar el plano, recoger preferencias dietéticas e informar a cada responsable.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y las salidas de emergencia?: Haz una primera comprobación al preparar el plano y una inspección final 1-2 días antes. Verifica que los cables no atraviesen rutas de evacuación y que las salidas estén señalizadas.
¿Cuándo se prepara el plan de lluvia para una feria?: Define una alternativa al menos 7 días antes y comunícala en cuanto el pronóstico indique riesgo. Haz una última actualización 48 horas antes para que expositores, vecinos y responsables sepan qué hacer.

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