Checklist para organizar una feria del centro comercial

Organizar una feria del centro comercial requiere coordinar expositores, permisos, circulación, actividades y montaje sin dejar decisiones para el último día. Este plan reúne 69 tareas y 57 materiales para avanzar en orden, desde fijar la fecha y la ruta hasta despejar el recorrido y revisar la electricidad. También contempla inscripciones, preferencias dietéticas, reservas, señalización, sonido, iluminación, bebidas y aperitivos. Úsalo como lista de control y asigna cada bloque a una persona responsable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Presentar la solicitud de permiso
Comprobar los datos del seguro
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar las actuaciones
2 personas
Hacer reservas
Asignar puestos
2 personas
Coordinar el plan de tráfico
2 personas
Hacer el plano
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Publicar el programa
Pedir señales de tráfico
Contar pulseras y vales
2 personas
Imprimir señalización
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir lista de expositores
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas

Evento

Despejar la ruta
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar las mesas del puesto
4 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el puesto de información
2 personas
Servir consumiciones
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar caja y recibos
2 personas
Despachar a los expositores
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Mostradores plegablescant. 2

Decoración

Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 200
Banners de bienvenidacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LEDcant. 6
Lámparas recargablescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de comidacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Soportes para rollos de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: fija la fecha y la ruta, presenta el permiso, comprueba el seguro y contacta con los expositores antes de enviar las invitaciones.
Cierra las inscripciones al menos 10 días antes. En ese momento recoge las preferencias dietéticas, asigna los puestos y prepara la lista definitiva de expositores.
Dibuja el plano antes de pedir señales de tráfico o fijar los soportes de los puestos. Deja una ruta despejada y comprueba que los puntos de electricidad alcanzan sonido, iluminación y mostradores.
Publica el programa como mínimo 7 días antes y confirma las actuaciones, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas. Prueba todo de nuevo entre 2 y 3 horas antes de abrir.
Haz la compra 1 o 2 días antes, enfría las bebidas la noche anterior y prepara los aperitivos el mismo día. Cuenta pulseras y vales con un margen del 10 % para cubrir pérdidas o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del centro comercial?: Calcula entre 6 y 8 semanas para una feria con varios expositores, permisos y actuaciones. Reserva los últimos 7 días para publicar el programa, imprimir la señalización y confirmar el plano.
¿Cuándo se deben asignar los puestos de los expositores?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Usa el plano para comprobar accesos, electricidad y separación entre puestos antes de comunicar la ubicación.
¿Cuándo hay que revisar el tráfico y despejar la ruta?: Coordina el plan de tráfico al menos 2 semanas antes y revisa la ruta el día anterior. Antes de abrir, haz una última comprobación para retirar obstáculos y verificar las vallas y señales.
¿Cuánta bebida hay que preparar para la feria?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Enfría las bebidas la noche anterior y comprueba que los vasos reutilizables cubren todos los turnos.

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