Checklist para organizar una feria de química

Una feria de química combina stands, demostraciones y circulación constante de visitantes, así que conviene trabajar por fases. Primero confirma la fecha y el lugar, dibuja el plano e invita a los expositores. Después controla las inscripciones, asigna los números de stand y recopila la información de seguridad de cada demostración. En la última semana, cierra el catering, el mobiliario, los equipos audiovisuales, las acreditaciones y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el lugar de la feria
2 personas
Elaborar el plano de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar las inscripciones de expositores
2 personas
Procesar registros de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Revisar la lista de expositores
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Enviar las instrucciones del stand
Inventariar las demostraciones
2 personas
Solicitar información de seguridad
2 personas
Evaluar el riesgo de las demostraciones
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los extintores
Comprobar el material de primeros auxilios
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar equipo AV
Entregar archivos de impresión
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Reunir materiales del stand
3 personas
Ir a comprar para el catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Colocar señales de seguridad
2 personas
Delimitar las zonas de demostración
3 personas
Preparar el material de demostración
3 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Probar el sonido y las presentaciones
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Coordinar la zona de feria
3 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Separar residuos
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recopilar los datos de contacto
Registrar las preguntas de los visitantes
Anunciar el cierre
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

Cerrar las demostraciones de forma segura
3 personas
Empaquetar de forma segura los materiales químicos
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar el recinto ferial
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Apagar la iluminación
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Agrupar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a la información de los visitantes
Dar seguimiento a la información de los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 4

Equipo

Portátilcant. 3
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Memorias USBcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Escáneres portátilescant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neverascant. 2
Cuencos para buffetcant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Números de standcant. 24
Mantelescant. 24
Telones de fondocant. 24
Pantallas informativascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 150
Portabadgescant. 150
Bolígrafos para la recepcióncant. 12

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 30
Batas de laboratoriocant. 20
Guantes de nitrilocant. 200
Protectores facialescant. 10
Bandejas de goteocant. 12
Cinta de seguridadcant. 6
Señales de advertenciacant. 12
Hojas de datos de seguridadcant. 30
Botellas de lavaojoscant. 4
Granulado absorbentecant. 10
Cajas de productos químicos con cierrecant. 12

Limpieza

Esponjas de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escoba y recogedorcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los stands. Deja espacio para las rutas de evacuación, el registro, las colas y el transporte de mesas y materiales.
Pide la información de seguridad de cada demostración con al menos 2 semanas de antelación. Así puedes evaluar riesgos, revisar extintores y comprobar que el material de primeros auxilios está disponible.
Envía a cada expositor sus instrucciones y su número de stand entre 7 y 10 días antes. Incluye horarios de montaje, conexiones eléctricas, uso de proyectores y dónde encontrar los carros de transporte.
No esperes al día del evento para contar cables y enchufes. Prepara alargadores, regletas, portátil, memorias USB, micrófonos y altavoces, y prueba los equipos audiovisuales al menos 2 horas antes de abrir.
Cierra las preferencias dietéticas junto con las inscripciones de visitantes y expositores. Encarga el catering con una cifra actualizada y prepara café, té, agua, vasos, tazas, platos y cubiertos antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de química?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar el lugar, abrir las inscripciones e invitar a los expositores. Reserva el catering, el mobiliario y los equipos audiovisuales al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que revisar la seguridad de las demostraciones de química?: Solicita la información de seguridad cuando el expositor se inscriba y termina la evaluación como mínimo 2 semanas antes. Comprueba las rutas de evacuación, los extintores y el material de primeros auxilios durante la semana previa.
¿Cuándo se asignan los números de stand?: Asigna los números entre 10 y 14 días antes, cuando la lista de expositores esté casi cerrada. Envía las instrucciones definitivas de cada stand entre 7 y 10 días antes.
¿Cuánto antes hay que preparar la sala el día de la feria?: Reserva al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, registro, señales y equipos. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces antes de abrir las puertas.

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