Chemiemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Ort fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Standflächen, Anmeldefrist und wichtige Teilnahmeinformationen feststehen.
• Verarbeite Aussteller- und Besucherregistrierungen laufend statt gesammelt kurz vor der Messe. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und gleiche die Ausstellerliste vor der Standnummernvergabe ab.
• Prüfe jede geplante Vorführung auf Risiken und fordere Sicherheitsinformationen von den Ausstellern an. Kontrolliere Fluchtwege, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Material nicht nur auf dem Papier, sondern beim Rundgang vor Ort.
• Reserviere Möbel und AV-Technik frühzeitig und gleiche die Ausstattung mit dem Messeplan ab. Für Präsentationen gehören unter anderem Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel in eine geprüfte Einsatzliste.
• Bereite Drucksachen und Besucherdaten rechtzeitig vor: Namensschilder, Programm, Routenschilder und Besucherliste sollten spätestens am Vortag vollständig vorliegen. Plane außerdem einen festen Aufbauzeitpunkt für Registrierungstheke, Messetische, Abfallbehälter und Transportwagen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Chemiemesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Messeplan und Ausstelleransprache. Sicherheitsinformationen, Catering, Möbel und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindlich angefragt oder reserviert sein.

Wann sollten die Einladungen für eine Chemiemesse verschickt werden?

Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Ort, Anmeldeformular und grundlegende Standinformationen feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze die Anmeldefrist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit Standnummern und Catering geplant werden können.

Was muss bei Vorführungen auf einer Chemiemesse geprüft werden?

Fordere für jede Vorführung vorab Sicherheitsinformationen an und prüfe sie mindestens 2 Wochen vor der Messe auf Risiken. Vor dem Einlass müssen zusätzlich Fluchtwege, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Material kontrolliert sein.

Wann müssen Technik und Drucksachen für die Chemiemesse bereit sein?

Stelle Druckdateien spätestens 7 Tage vorher bereit und prüfe Namensschilder, Programm sowie Routenschilder spätestens am Vortag. Reservierte Technik sollte beim Aufbau getestet werden, damit Bild, Ton, Mikrofone und Stromanschlüsse vor Beginn funktionieren.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 4x4-Campertreffen organisieren: die Checkliste