Organiser une foire de chimie sans rien oublier

Une foire de chimie demande une préparation plus structurée qu’un simple salon, surtout lorsque des démonstrations sont prévues. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le plan des stands et lance les inscriptions des exposants et des visiteurs. Les besoins alimentaires, les consignes de sécurité et le matériel audiovisuel doivent être traités assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist regroupe les 81 tâches et 62 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir le plan du salon
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les instructions du stand
Recenser les démonstrations
2 personnes
Demander les consignes de sécurité
2 personnes
Évaluer les démonstrations au regard des risques
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Contrôler les extincteurs
Vérifier le matériel de premiers secours
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver le matériel AV
Fournir les fichiers d’impression
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Faire les courses du catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
Installer le matériel de démonstration
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le son et les présentations
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer le salon
3 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les coordonnées
Enregistrer les questions des visiteurs
Annoncer la fermeture
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Clôturer les démonstrations en toute sécurité
3 personnes
Emballer les matériaux chimiques en toute sécurité
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Assurer le suivi des informations visiteurs
Suivre les informations des exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Portantsqté 2
Chariots de transportqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Clés USBqté 4
Glacièresqté 4
Scanners portatifsqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Réfrigérateursqté 2
Saladiers pour buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Numéros de standqté 24
Nappesqté 24
Toiles de fondqté 24
Écrans d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylos de comptoirqté 12

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 30
Blouses de laboratoireqté 20
Gants en nitrileqté 200
Visières de protectionqté 10
Bacs de récupérationqté 12
Ruban de sécuritéqté 6
Panneaux d'avertissementqté 12
Fiches de données de sécuritéqté 30
Flacons de lavage oculaireqté 4
Granulés absorbantsqté 10
Boîtes à produits chimiques verrouillablesqté 12

Nettoyage

Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balai et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Pour les démonstrations, demande les consignes de sécurité avant de valider le programme. Évalue chaque expérience selon ses risques et vérifie les issues de secours, les extincteurs et le matériel de premiers secours avant l’ouverture.
Ne réserve pas seulement les tables et les chaises : prévois aussi un comptoir d’inscription, des poubelles, des chariots de transport et les rallonges nécessaires. Fais confirmer les dimensions et les besoins électriques de chaque stand au moins 2 semaines avant le salon.
Traite séparément les inscriptions des exposants et celles des visiteurs. Ferme ou vérifie les listes assez tôt pour attribuer les numéros de stand, préparer les badges nominatifs et imprimer la liste des visiteurs sans corrections le jour même.
Pour les présentations, teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Garde les fichiers sur une clé USB en solution de secours.
Le catering doit tenir compte des besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions. Prévois les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires, thermos et réfrigérateurs au même moment que la réservation de la restauration.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire de chimie ?: Commence plusieurs mois avant la date prévue : confirme d’abord le lieu, le plan et les exposants, puis ouvre les inscriptions. Les démonstrations et leurs consignes de sécurité doivent être recensées au plus tard 4 à 6 semaines avant l’événement.
Que faut-il vérifier pour les démonstrations de chimie ?: Demande pour chaque démonstration les produits utilisés, les quantités, les risques et les consignes à appliquer. Termine l’évaluation au moins 2 semaines avant le salon et vérifie ensuite les issues de secours, les extincteurs et les premiers secours sur place.
Quand attribuer les numéros de stand ?: Attribue les numéros après avoir vérifié la liste des exposants et leurs besoins, idéalement 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Envoie ensuite les instructions du stand afin que chacun connaisse son emplacement, ses horaires et le matériel disponible.
Quel matériel prévoir pour une foire de chimie ?: Prévois le mobilier des stands, le comptoir d’inscription, les badges, le matériel audiovisuel, les rallonges et multiprises, ainsi que le matériel de restauration. Fais un inventaire final 7 jours avant, puis contrôle le matériel technique au moins 1 heure avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.