Checklist para organizar una feria de motos

Organizar una feria de motos requiere coordinar expositores, visitantes, circulación y equipos sin dejar decisiones para el último día. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, revisar permisos y seguro, y cerrar la lista de expositores. Después distribuye los puestos, prepara el plano, publica el programa y abre el registro de visitantes. La última semana debe servir para comprobar materiales, señalización, credenciales, motos, bebidas y medios de pago.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir registro de visitantes
Recoger preferencias dietéticas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Definir la ruta del tráfico
2 personas
Preparar señales de aparcamiento
2 personas
Publicar el programa
Enviar información a los expositores
Imprimir números de stand
2 personas
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir señales de ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Comprobar la lista de motos
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Registrar la entrada de expositores
4 personas
Colocar las vallas de acceso
4 personas
Señalizar el aparcamiento
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar los motores
6 personas
Colgar los números de stand
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Dar la briefing al equipo de mostrador
4 personas
Dar la briefing a seguridad
3 personas
Dar briefing a los expositores
4 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar el mensaje final
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Dejar enfriar los motores
4 personas
Desmontar el material del stand
6 personas
Volver a cargar los motores
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar las facturas de los expositores
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 20
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 20
Percheroscant. 4
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 24

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Neveras portátilescant. 6
Tablet de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 6
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banners de la feria de motoscant. 6
Mantelescant. 20
Credencialescant. 120
Pulserascant. 400
Carteles direccionalescant. 24
Números de standcant. 40

Seguridad

Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Señales de advertenciacant. 12
Granulado absorbentecant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el seguro y la ruta del tráfico antes de invitar a los expositores. Si cambia la ubicación de los puestos después, tendrás que rehacer el plano, las señales y la información enviada.
Asigna cada espacio con antelación y envía a los expositores un plano junto con las instrucciones de seguridad. Imprime los números de stand y las credenciales al menos 2 días antes para detectar nombres o ubicaciones incorrectos.
Abre el registro de visitantes con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcular compras. Cuenta también las reservas y prepara una lista de acceso para evitar búsquedas en la entrada.
Comprueba la alimentación eléctrica de sonido, micrófonos, luces y puestos antes de abrir. Lleva alargadores, regletas, baterías y linternas, y marca los cables para que no crucen las rutas de paso.
Haz la revisión final el día anterior: lista de motos, materiales, conos, vallas, señales, neveras portátiles y caja registradora. Llena las neveras antes de la llegada del público y prueba la tablet de caja y los datáfonos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro, los expositores y el plano necesitan margen; deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, imprimir documentos y revisar materiales.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria de motos?: Invítalos cuando la fecha y la ubicación estén confirmadas, idealmente 4 a 6 semanas antes. Cierra las inscripciones y asigna los puestos como máximo 10 días antes para poder enviar el plano y las instrucciones.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de motos?: Comprueba la lista de motos, los materiales, las señales, los números de stand, las credenciales y la caja registradora. También prueba el sonido, las luces y los datáfonos, y deja preparadas las neveras al menos 2 horas antes de la apertura.
¿Cómo organizo el tráfico y el aparcamiento en una feria de motos?: Define una ruta única de entrada, circulación y salida, y señalízala con conos y señales de aparcamiento. Revisa el recorrido 1 día antes y coloca las señales antes de que lleguen los primeros expositores.

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