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Motorradmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Motorradmesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ausstellern, Besuchern und der Veranstaltungstechnik. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst oder Standplätze einteilst. Danach folgen Anmeldungen, Lageplan, Verkehrsführung, Programm und Sicherheitsinformationen. Kurz vor dem Termin werden Beschilderung, Kasse, Kühlboxen, Beleuchtung und die Ausstattung jedes Standes geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherregistrierung öffnen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Verkehrsroute ausarbeiten

    2 Personen

  • Parkschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Standnummern drucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Motorenliste prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Aussteller einchecken

    4 Personen

  • Zugangstore aufstellen

    4 Personen

  • Parkplatz beschildern

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Motoren positionieren

    6 Personen

  • Standnummern aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Briefing für das Team am Empfang geben

    4 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    3 Personen

  • Aussteller briefen

    4 Personen

Event

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Besucherinformationen bereitstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Abschlussansage durchgeben

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Motoren ausrollen lassen

    4 Personen

  • Standmaterial abbauen

    6 Personen

  • Motorräder wieder verladen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstellerrechnungen bearbeiten

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 20
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • StandwändeAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 24

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 6
  • Kassen-TabletAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 8
  • HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • Messebanner für MotorräderAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 400
  • WegweiserAnz. 24
  • StandnummernAnz. 40

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnschilderAnz. 12
  • AbsorptionsgranulatAnz. 2
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • StaubsaugerAnz. 2
  • Reinigungswagen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Ausstellerliste früh an und bestätige Standplätze erst, wenn die Anmeldungen bearbeitet sind. So vermeidest du doppelte Zusagen und kannst den Lageplan mit festen Standnummern erstellen.
  • Öffne die Besucherregistrierung nicht erst in der letzten Woche. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und verschicke Ausstellerinformationen mit Anfahrt, Standnummern und Sicherheitsanweisungen spätestens 7 Tage vor der Messe.
  • Plane die Verkehrsroute getrennt vom Besucherzugang. Bereite Parkschilder, Verkehrskegel und Absperrgitter vor und stelle sicher, dass das Einweisungsteam über Funkgeräte erreichbar ist.
  • Prüfe die Technik am Vortag: Beschallungsanlage, Mikrofone, Verlängerungskabel, Baustrahler und Batterien müssen funktionieren. Handlampen gehören für den Aufbau und die Kontrolle am Abend griffbereit.
  • Bereite die Kasse nicht erst beim Einlass vor. Lade das Kassen-Tablet, teste die Kartenlesegeräte und lege Wechselgeld, Namensschilder, Wegweiser sowie Standnummern mindestens 2 Stunden vor Besucheröffnung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Motorradmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Aussteller sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin eingeladen werden, damit Standplätze und Lageplan rechtzeitig feststehen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Motorradmesse?
Das hängt von der verfügbaren Fläche und den Standgrößen ab. Teile die Standplätze erst nach den Anmeldungen zu und reserviere zusätzlich etwa 10 Prozent der Fläche für Wege, Absperrungen und Besucherbewegung.
Wann sollte man die Ausstellerinformationen verschicken?
Verschicke die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Sie sollten Standnummer, Lageplan, Anfahrt, Aufbauzeit, Sicherheitsanweisungen und Ansprechpartner enthalten.
Was muss am Veranstaltungstag vor der Öffnung geprüft werden?
Plane mindestens 2 Stunden für die Schlusskontrolle ein. Prüfe dann Beschilderung, Standnummern, Kasse, Kartenlesegeräte, Kühlboxen, Beschallung, Beleuchtung und freie Verkehrs- sowie Fluchtwege.

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