Checklist pour organiser un salon de la moto

Un salon de la moto se prépare comme un parcours précis : d’abord le lieu, les autorisations et les exposants, puis les inscriptions, les stands et l’accueil du public. Cette checklist regroupe 74 tâches et 50 éléments à prévoir, des panneaux de direction aux terminaux de paiement. Elle aide aussi à vérifier les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les rallonges, les badges et la circulation entre les motos.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Recueillir les besoins alimentaires
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
Préparer les panneaux de stationnement
2 personnes
Publier le programme
Envoyer les informations aux exposants
Imprimer les numéros de stand
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Vérifier la liste des moteurs
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Enregistrer les exposants
4 personnes
Installer les portails d’accès
4 personnes
Balisage du parking
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Positionner les moteurs
6 personnes
Suspendre les numéros de stand
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
4 personnes
Donner le briefing à la sécurité
3 personnes
Faire le briefing des exposants
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Diffuser le message de fin
Guider les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Laisser tourner les moteurs
4 personnes
Démonter le matériel de stand
6 personnes
Recharger les moteurs
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les factures des exposants
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Glacièresqté 6
Tablette de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières du salon de la motoqté 6
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 400
Panneaux indicateursqté 24
Numéros de standqté 40

Sécurité

Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 12
Granulés absorbantsqté 2
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au début de la préparation, puis vérifiez rapidement les autorisations et l’assurance avant d’inviter les exposants. Un changement tardif peut modifier le plan des stands et les réservations.
Demandez les besoins techniques et alimentaires des exposants avec leur inscription. Prévoyez ensuite les emplacements, les panneaux de stand et les numéros afin que chacun sache où s’installer avant son arrivée.
Publiez le programme et envoyez les consignes aux exposants plusieurs jours avant le salon. Ajoutez le parcours de circulation, les horaires d’installation, les règles de sécurité et les informations de stationnement.
Testez le matériel avant l’ouverture : sonorisation, microphones, rallonges, multiprises, éclairage, talkies-walkies et terminaux de paiement. Une vérification la veille laisse encore le temps de remplacer une pile ou un équipement défectueux.
Préparez l’accueil séparément de l’espace d’exposition. Comptez les badges, les panneaux directionnels, la caisse, les moyens de paiement et les boissons ; remplissez les glacières et installez les thermos avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de la moto ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les exposants, les réservations et l’ouverture des inscriptions visiteurs.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un salon de la moto ?: Préparez leur emplacement, les panneaux de stand, les numéros, les informations d’installation et les consignes de sécurité. Demandez leurs besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement.
Comment organiser la circulation entre les stands et les motos ?: Dessinez le parcours avant d’attribuer définitivement les emplacements, puis utilisez des barrières de sécurité et des cônes pour séparer les zones. Vérifiez le trajet au moins une fois sur place avant l’ouverture au public.
Quand vérifier le matériel du salon de la moto ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifiez notamment la sonorisation, les rallonges, les multiprises, l’éclairage, les piles, les talkies-walkies et les terminaux de paiement.

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