Checklist para organizar una feria de la construcción

Una feria de la construcción necesita coordinación mucho antes del día de apertura. Primero se cierran la fecha, el recinto y el plano; después se gestionan expositores, visitantes, permisos y demostraciones. Durante la última semana conviene confirmar entregas, acreditaciones, catering y equipos técnicos. Esta checklist reúne 69 tareas y 53 materiales para llegar al montaje con cada puesto, registro y zona común preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
Reservar el espacio y el recinto ferial
Crear el plano de la feria
2 personas
Contactar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción para expositores
Enviar invitaciones a los visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Enviar información a los expositores
Realizar el pedido de catering
Diseñar tarjetas de nombre y credenciales
Diseñar la señalización
Registrar el programa y las demostraciones
2 personas
Registrar las entregas de los expositores
2 personas
Comprobar permisos y normas de seguridad
Comprobar primeros auxilios y salidas de emergencia
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Despejar el suelo de la feria
4 personas
Montar las paredes del stand
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los stands por expositor
2 personas
Montar los stands de los expositores
8 personas
Colocar el material de demostración de forma segura
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el catering y el punto de café
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas
Enviar la información final para visitantes

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Explicar el programa y la ruta
2 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Mantener el suelo de la feria limpio y despejado
2 personas
Anunciar presentaciones
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
6 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar la vajilla y el equipo
3 personas
Recoger y retirar la basura
4 personas
Limpiar el recinto ferial
4 personas
Desmontar las paredes del stand y la decoración
6 personas
Clasificar y contar el material
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Archivar de forma segura los datos de registro
Gestionar objetos perdidos
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores
Devolver los materiales grabados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 80
Mesas altascant. 10
Taburetes de barcant. 20
Mostrador de registrocant. 2
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4
Paredes para standscant. 30

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresora de etiquetas
Impresorascant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6
Bandejas para servircant. 12
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Banderas de la feria de construccióncant. 6
Carteles de standcant. 30
Pósteres del programacant. 12
Carteles de señalizacióncant. 20
Mantelescant. 16
Portatarjetas de nombrecant. 100
Portalápicescant. 24

Seguridad

Cascos de seguridadcant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Pictogramas de salida de emergenciacant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los puestos. Deja pasillos despejados y reserva espacio para el mostrador de registro, las demostraciones, las mesas de visitantes y las salidas de emergencia.
Envía a cada expositor una ficha con horario de carga, ubicación del puesto, medidas disponibles y contacto de montaje al menos 7 días antes. Así reduces entregas improvisadas el mismo día.
Confirma las demostraciones y el programa con fecha, hora, duración y necesidades técnicas. Para cada sesión, comprueba con antelación el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los enrollacables.
Calcula el registro por franjas de llegada y prepara las acreditaciones, pulseras y la impresora de etiquetas el día anterior. Ten una lista de contactos impresa aunque el registro se haga con tablets o portátiles.
Pide el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma cantidades 3 días antes. Comprueba también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, jarras de agua, jarras de café y espacio para las máquinas de café y las neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la construcción?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, fijar horarios y contactar a los expositores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, entregas, permisos, catering, acreditaciones y material técnico.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía las instrucciones completas al menos 7 días antes de la feria. Incluye el plano, el puesto asignado, los horarios de montaje y entrega, las normas de seguridad y un contacto para incidencias.
¿Cuándo se debe confirmar el catering de la feria?: Haz el pedido cuando conozcas el número de visitantes y las preferencias dietéticas, y vuelve a confirmarlo 3 días antes. Calcula también el servicio de café y agua según las horas de apertura y las pausas del programa.
¿Qué hay que revisar el día antes de abrir la feria?: Comprueba el registro, las acreditaciones, la señalización, el programa impreso y la lista de contactos. Revisa además que estén montadas las paredes de los stands, colocadas mesas y sillas, despejado el suelo y probados proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, regletas y enrollacables.

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