Checklist pour organiser un salon de la construction

Un salon de la construction demande de coordonner les exposants, les visiteurs et l’installation des stands dans un ordre précis. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis construisez le plan de la surface avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à attribuer les emplacements, préparer les badges, confirmer les livraisons et vérifier la sécurité. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 53 fournitures du plan, des premières réservations au démontage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu et l’espace d’exposition
Créer le plan de la surface du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription des exposants
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements aux exposants
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Passer la commande traiteur
Concevoir les badges et les étiquettes nominatives
Concevoir la signalétique
Définir le programme et les démonstrations
2 personnes
Enregistrer les livraisons des exposants
2 personnes
Vérifier les permis et les règles de sécurité
Vérifier les premiers secours et les sorties de secours
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Libérer la zone d'exposition
4 personnes
Monter les cloisons de stand
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les stands par exposant
2 personnes
Aménager les stands des exposants
8 personnes
Installer le matériel de démonstration en toute sécurité
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le catering et le point café
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux visiteurs

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Garder le hall d’exposition propre et dégagé
2 personnes
Annoncer les présentations
Aider les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
6 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
Démonter les cloisons et la décoration du stand
6 personnes
Trier et compter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
Gérer les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants
Renvoyer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Comptoir d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4
Panneaux de standqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimante d'étiquettes
Imprimantesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Bannières du salon de la constructionqté 6
Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux de signalisationqté 20
Nappesqté 16
Porte-nomsqté 100
Pots à stylosqté 24

Sécurité

Casques de sécuritéqté 30
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Pictogrammes de sortie de secoursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de contacter les exposants : prévoyez aussi un créneau séparé pour l’installation et un autre pour les livraisons. Sans ces horaires, les arrivées se chevauchent rapidement.
Dessinez le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Gardez des passages suffisamment larges et placez l’accueil, les sorties de secours et les démonstrations de manière lisible.
Fermez les inscriptions visiteurs plusieurs jours avant le salon si vous devez imprimer des badges. Exportez aussi une liste de contacts et gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le nombre au traiteur quelques jours avant. Prévoyez des carafes d’eau, des verres et un espace café distinct de la file d’accueil.
Faites une vérification technique la veille : projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être testés sur place. Gardez des batteries externes et du matériel de rechange à l’accueil, plutôt que dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la construction ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et préparer le plan. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les badges, les livraisons et les contrôles de sécurité.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les stands environ 3 semaines avant l’ouverture, une fois les inscriptions suffisamment avancées. Envoyez ensuite le plan, les horaires de livraison et les consignes pratiques au moins 10 jours avant le salon.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez un comptoir d’inscription, des ordinateurs ou tablettes, une imprimante d’étiquettes et des badges triés par ordre d’arrivée. Préparez le poste d’accueil au moins 1 heure avant l’ouverture et gardez une réserve de badges vierges.
Quand vérifier la sécurité d’un salon de la construction ?: Contrôlez les permis, les règles applicables, les sorties de secours et les premiers secours au plus tard la semaine précédente. Refaites un tour complet après l’installation des cloisons, des tables et du matériel électrique, avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.