Baumesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Baumesse braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur Standflächen und Tische. Du koordinierst Aussteller, Besucheranmeldungen, Lieferungen, Vorführungen, Catering und die Sicherheitsprüfung in einer festen Reihenfolge. Plane zuerst Termin, Ort und Messefläche, öffne danach die Anmeldung und verschicke die Ausstellerinformationen. In der letzten Woche zählen vollständige Badges, Beschilderung, Technik, Kontaktlisten und ein realistischer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Öffnungszeiten festlegen
Ort und Messefläche reservieren
Messeplan erstellen
2 Personen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular für Aussteller öffnen
Einladungen an Besucher versenden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze den Ausstellern zuweisen
2 Personen
Ausstellerinformationen versenden
Cateringbestellung aufgeben
Namensschilder und Badges gestalten
Beschilderung entwerfen
Programm und Vorführungen festlegen
2 Personen
Lieferungen von Ausstellern registrieren
2 Personen
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
Erste Hilfe und Notausgänge überprüfen
2 Personen
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Badges und Armbänder sortieren
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Messefläche freimachen
4 Personen
Stellwände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände pro Aussteller markieren
2 Personen
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
Demomaterial sicher aufstellen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Catering- und Kaffeepunkt einrichten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Letzte Besucherinformationen versenden

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programm und Route erläutern
2 Personen
Vorführungen betreuen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Messefläche sauber und frei halten
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
Messefläche reinigen
4 Personen
Standwände und Dekoration abbauen
6 Personen
Materialien sortieren und zählen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Registrierungsdaten sicher archivieren
Fundsachen bearbeiten
Dankesmail an Aussteller senden
Ausgeliehene Materialien zurücksenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 24
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 10
BarhockerAnz. 20
RegistrierungsthekeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 4
StandwändeAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
Etikettendrucker
DruckerAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ServierplattenAnz. 12
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

Bauleitungs-BannerAnz. 6
StandbeschilderungAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
WegweiserAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschildhalterAnz. 100
StiftehalterAnz. 24

Sicherheit

SicherheitshelmeAnz. 30
SicherheitswestenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
NotausgangssymboleAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchhalterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Öffnungszeiten und Messefläche früh fest, bevor du Aussteller kontaktierst. Reserviere die Fläche erst, wenn klar ist, wie viele Stände, Besucherbereiche und Vorführungen untergebracht werden müssen.
Schicke Ausstellern die wichtigsten Informationen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe: Standplatz, Anlieferungszeit, Aufbauvorgaben, Programm und Kontaktperson. So kommen Lieferungen nicht ungeplant während der Besucheröffnung an.
Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst kurz vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher und drucke Namensschilder, Badges sowie Besucherunterlagen nach der letzten Anmeldefrist.
Prüfe Technik und Versorgung am Vortag: Laptops, Tablets, Drucker, Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen angeschlossen oder einsatzbereit sein. Teste jede Vorführung einmal mit dem vorgesehenen Ablauf.
Plane den Aufbau mit festen Zeitfenstern für Standwände, Tische, Stühle und Registrierungstheke. Kontrolliere vor Einlass außerdem Notausgänge, Erste-Hilfe-Ausstattung, Beschilderung, Abfallbehälter sowie Kaffee- und Wasserversorgung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Baumesse organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort und Messefläche. Für die Ausstelleranmeldung solltest du mindestens 8 Wochen einplanen, damit Standplätze und Lieferungen geordnet koordiniert werden können.
Was muss eine Baumesse-Checkliste enthalten?: Dazu gehören Termin und Fläche, Aussteller- und Besucheranmeldung, Standplanung, Programm, Catering, Genehmigungen, Sicherheit, Beschilderung, Technik und Aufbau. Plane außerdem Badges, Lieferregistrierung, Kontaktlisten und Verbrauchsmaterialien ein.
Wann sollten die Aussteller ihre Standplätze erfahren?: Versende die Standplatzzuweisung möglichst 2 bis 3 Wochen vor der Baumesse zusammen mit Anlieferungszeiten und Aufbauhinweisen. Änderungen in der letzten Woche solltest du direkt telefonisch oder per E-Mail bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Baumesse?: Für Stellwände, Tische, Stühle, Registrierung und Technik solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass reservieren. Plane zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Funktionsprüfungen, Beschilderung und letzte Korrekturen ein.

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