Checklist para organizar una feria sin olvidar nada

Una feria requiere coordinar permisos, atracciones, puestos, servicios y personal con bastante antelación. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después cierra los proveedores que condicionan el plano del recinto, como las atracciones, los food trucks y los aseos. La electricidad, la seguridad y las rutas de evacuación deben estar resueltas antes de promocionar el evento. Esta checklist te ayuda a ordenar las 75 tareas y comprobar los 59 materiales del plan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar el permiso del evento
Comunicar las medidas de tráfico
Contactar con los operarios de las ferias
2 personas
Reservar atracciones
2 personas
Reservar food trucks y puestos
2 personas
Asegurar el suministro eléctrico
Organizar la recogida de residuos
Reservar instalaciones de aseo
Comprobar la cobertura del seguro
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir las rutas de evacuación
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Reservar seguridad
Hacer un plano del recinto
2 personas
Informar a los operadores sobre la distribución del recinto
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Solicitar atracciones de feria
4 personas
Hacer que entreguen los puestos
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Comprobar técnicamente las atracciones
4 personas
Colocar los extintores
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
3 personas
Gestionar la entrada y los flujos de visitantes
4 personas
Gestionar las atracciones
8 personas
Guiar los juegos
4 personas
Servir la comida
5 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda
Hacer que los visitantes salgan de forma controlada
4 personas

Seguimiento

Apagar de forma segura las atracciones
4 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Dejar el recinto libre de residuos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar los puestos
5 personas
Retirar las atracciones
4 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger los contenedores de residuos
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Bancoscant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Puestos de mercadocant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cajacant. 3

Equipo

Atracciones de feriacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 10
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 3
Linternas de manocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vino reutilizablescant. 100
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Credencialescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Limpieza

Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Artículos de papel

Planoscant. 500
Pulserascant. 400
Rollos de reciboscant. 12
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto y los permisos: tramita la autorización del evento y comunica las medidas de tráfico antes de anunciar la feria. Reserva al menos varias semanas para que las administraciones puedan responder.
Haz el plano cuando tengas confirmadas las atracciones y los puestos. Deja corredores despejados para la evacuación y comunica a cada operador dónde debe instalarse antes del montaje.
No dejes la electricidad para el último día. Confirma la potencia necesaria para atracciones, neveras, máquinas de café y puestos, y revisa con antelación cables alargadores, enrollacables y regletas.
Calcula el funcionamiento del día, no solo la asistencia. Prepara walkie-talkies para la coordinación, linternas para revisar el recinto y datáfonos o cajas registradoras para cada punto de cobro.
Cierra residuos, aseos, primeros auxilios y seguridad junto con el programa. Asigna voluntarios por turnos y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, para no improvisar comida ni personal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las atracciones, la electricidad y los puestos suelen necesitar más tiempo que la decoración o la compra final.
¿Qué permisos necesito para organizar una feria?: Como mínimo, comprueba el permiso del evento y las medidas de tráfico aplicables al lugar. Haz la consulta al menos 6 semanas antes y confirma también los requisitos de seguridad, instalaciones y actividad comercial.
¿Cuándo hay que reservar las atracciones y los food trucks?: Resérvalos entre 6 y 8 semanas antes, especialmente si la feria coincide con temporada alta. Solo después de confirmar sus medidas y necesidades eléctricas podrás cerrar el plano del recinto.
¿Cuánta bebida debo calcular para una feria?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora. Añade margen para el calor y comprueba que tienes suficientes vasos reutilizables, neveras y puntos de servicio.

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