Checklist para organizar una carrera de obstáculos

Organizar una carrera de obstáculos exige coordinar el recinto, los permisos, el recorrido y la seguridad mucho antes de abrir las inscripciones. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: desde reservar proveedores y preparar el formulario hasta dividir las salidas y comprobar la ruta. También contempla lo que suele quedarse para el último momento, como dorsales, medallas, compra, sonido y previsión meteorológica. Úsala como hoja de ruta para llegar al día de la carrera con cada puesto asignado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto
Solicitar permiso
Gestionar el seguro de responsabilidad civil
Delimitar provisionalmente el recorrido
2 personas
Seleccionar obstáculos
2 personas
Reservar proveedores
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar definitivamente la ruta
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Asignar puestos de voluntarios
2 personas
Pedir dorsales
Comprobar el stock de medallas
Imprimir el reglamento de la competición
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Preparar medidas contra el clima
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Resolver obstáculos
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Montar los obstáculos
8 personas
Delimitar el recorrido
4 personas
Asegurar los obstáculos
4 personas
Montar la zona de salida y meta
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Revisar la seguridad de la ruta
4 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Llamar a los grupos de salida
2 personas
Vigilar los obstáculos
10 personas
Hacer comenzar a los participantes
3 personas
Registrar horarios
3 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
4 personas
Organizar la entrega de medallas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Atender el punto fotográfico
2 personas
Proporcionar la música
Registrar objetos perdidos
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Publicar los resultados finales
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar obstáculos
8 personas
Retirar la marcación del recorrido
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Cargar los materiales
5 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el excedente
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Enviar los resultados
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Cajonescant. 20

Material deportivo

Redes de escaladacant. 2
Túneles de gateocant. 3
Fardos de pajacant. 20
Paredes de escalada de maderacant. 2
Cubetas de barrocant. 3
Bandejas de aguacant. 4
Barras de equilibriocant. 4
Neumáticoscant. 40
Conoscant. 60
Postes de señalizacióncant. 40
Vallas de separacióncant. 30
Cintascant. 10
Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Cronómetroscant. 6
Megáfonoscant. 3
Medallascant. 150
Bloques de podiocant. 3

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Portátilescant. 2
Cámara de fotos

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Decoración

Bannerscant. 8
Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Tableros de corchocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Chalecoscant. 30
Linternas de manocant. 8
Walkie-talkiescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, el permiso y el seguro de responsabilidad civil antes de publicar las inscripciones; así evitas anunciar una fecha que todavía no está autorizada.
Haz una primera delimitación del recorrido al seleccionar los obstáculos y una comprobación definitiva cerca del evento. Marca especialmente las zonas de barro, agua, cruces y cambios de dirección.
Divide los grupos de salida cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y envía la información a los participantes con la hora de llegada, el reglamento y lo que deben llevar.
Asigna por escrito los puestos de voluntarios y primeros auxilios. Los megáfonos, cronómetros, dorsales, imperdibles y medallas deben comprobarse antes de recoger el material.
Revisa la previsión del tiempo pocos días antes y vuelve a contar mesas, carpas, vallas, cables, neveras y material de los obstáculos antes de la recogida final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de obstáculos?: Empieza varias semanas antes: los permisos, el seguro, el recinto y los proveedores deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones. Reserva los obstáculos y prepara el plan de seguridad con margen para corregir la ruta.
¿Cuándo hay que publicar las inscripciones?: Publica el formulario cuando el recinto, la fecha, los permisos necesarios y la cobertura de responsabilidad civil estén encauzados. Después, gestiona las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar la compra.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una carrera de obstáculos?: Comprueba definitivamente el recorrido, la señalización, las vallas y la asignación de voluntarios. Deja preparados dorsales, imperdibles, cronómetros, megáfonos, medallas, reglamento y material de primeros auxilios.
¿Cuándo se divide a los participantes en grupos de salida?: Hazlo cuando las inscripciones estén actualizadas y puedas equilibrar los grupos según el recorrido y la capacidad de los obstáculos. Envía la hora o grupo de salida a cada participante antes del día de la carrera.

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