Checklist para organizar un taller de IA sin imprevistos
Organizar un taller de IA requiere coordinar contenidos, participantes y tecnología con bastante antelación. Esta checklist reúne 46 tareas y 32 materiales, desde fijar la fecha y preparar las inscripciones hasta probar el internet y recibir al grupo. El punto que más se retrasa suele ser la parte técnica: portátiles, cargadores, adaptadores, proyector y conexiones deben comprobarse antes de que llegue nadie. Sigue el plan por fases para no dejar las demostraciones, las preferencias dietéticas o las tarjetas de nombre para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Definir el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
Confirmar formadores y acompañantes
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar los requisitos técnicos
Crear las hojas de trabajo y el programa
2 personas
Confirmar el lugar y la reserva
Probar presentaciones y demos
2 personas
Finalizar la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recordar a los participantes
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar las presentaciones y el internet
2 personas
Preparar los puestos de trabajo
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Apertura e instrucciones de seguridad
2 personas
Dar una introducción básica a la IA
Servir snacks del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
Tratar preguntas y casos
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Impartir un taller de profundización
2 personas
Guiar la tarea final
3 personas
Compartir resultados y fuentes
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger residuos y vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Enviar el correo a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
Equipo
- Portátilescant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 6
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Cargadorescant. 30
- Temporizadorcant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Números de mesacant. 8
- Cartel de bienvenida
Artículos de papel
- Tableros de trabajocant. 40
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Rotuladores para rotafoliocant. 12
- Post-itscant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa y los objetivos de aprendizaje antes de abrir las inscripciones. Así podrás explicar qué debe traer cada participante y calcular mejor la duración de cada bloque.
- Envía los requisitos técnicos junto con la invitación y vuelve a recordarlos antes del taller. Indica con claridad si deben llevar portátil, cargador o algún acceso preparado.
- Cierra la lista de participantes con tiempo para preparar tarjetas de nombre, puestos de trabajo y materiales. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día anterior.
- Haz una prueba completa de las presentaciones, las demostraciones y el internet. Comprueba cada portátil, cable HDMI, adaptador, regleta y alargador en la sala donde se celebrará el taller.
- Llega antes de la recepción para abrir el espacio, colocar mesas y sillas, conectar la técnica y preparar café y té. Reserva al menos 60 minutos para el montaje y las comprobaciones finales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de IA?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, formadores e invitaciones. Deja la lista final de participantes y la preparación técnica cerradas al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar los requisitos técnicos a los participantes?
- Envíalos con la invitación, idealmente 2 o 3 semanas antes del taller. Manda un recordatorio final entre 48 y 72 horas antes, incluyendo el tipo de portátil, cargadores y accesos necesarios.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del grupo. Ese margen permite colocar las mesas, preparar los puestos de trabajo, conectar el proyector y probar las presentaciones y el internet.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones y las dietas?
- Confirma las inscripciones aproximadamente una semana antes y cierra las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Así puedes finalizar la compra y preparar café, té y el servicio sin improvisar.
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