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KI-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein KI-Workshop braucht mehr als einen Termin und einen Raum. Du musst Lernziele, Anmeldung, Technik, Arbeitsplätze und Materialien so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag niemand auf ein Kabel, ein Passwort oder ein Arbeitsblatt wartet. Diese Checkliste führt dich durch die 46 Aufgaben – von der ersten Planung bis zum Empfang der Teilnehmenden. Besonders bei Laptops, Präsentationen und Internetzugang lohnt sich ein Test vorab, nicht erst kurz vor Beginn.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Programm und Lernziele erstellen

    2 Personen

  • Trainer und Betreuer bestätigen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technische Anforderungen versenden

  • Arbeitsblätter und Programm erstellen

    2 Personen

  • Location und Reservierung bestätigen

  • Präsentationen und Demos testen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste finalisieren

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen und Internet testen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung und Sicherheitshinweise

    2 Personen

  • Einführung in KI geben

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Praxisübungen begleiten

    3 Personen

  • Fragen und Fälle behandeln

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Vertiefenden Workshop durchführen

    2 Personen

  • Abschlussaufgabe begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse und Quellen teilen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall und Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmermail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 30
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadegeräteAnz. 30
  • TimerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 36
  • GläserAnz. 36
  • TellerAnz. 36
  • BestecksetsAnz. 36
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 36
  • TischnummernAnz. 8
  • Willkommensschild

Papierwaren

  • ArbeitsblätterAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 36
  • StifteAnz. 40
  • Flipchart-BlöckeAnz. 2
  • FlipchartmarkerAnz. 12
  • Post-itsAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort zuerst fest und bestätige die Reservierung spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Workshop. So bleibt Zeit, Einladungen zu verschicken und Anmeldungen zu bearbeiten.
  • Plane für jede teilnehmende Person einen Arbeitsplatz mit Laptop, Ladegerät, Notizblock und Stift ein. Halte zusätzlich mindestens zwei HDMI-Adapter und zwei Verlängerungskabel bereit, weil Anschlüsse und Sitzordnung selten genau wie geplant passen.
  • Teste Präsentationen, Demos und Internetzugang mindestens einen Tag vorher mit dem tatsächlich verwendeten Projektor. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Adapter und die Stromversorgung an jedem Arbeitsplatz.
  • Schließe die Anmeldung spätestens drei bis fünf Tage vor dem Termin und finalisiere danach die Teilnehmerliste. Ernährungswünsche sowie Namensschilder lassen sich dann noch zuverlässig vorbereiten.
  • Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Tische und Stühle, richte die Arbeitsplätze ein, schließe die Technik an und stelle Kaffee, Tee und Wasser bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen KI-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum kannst du Ort, Trainer, Lernziele, Anmeldung und technische Anforderungen klären und die Einladungen rechtzeitig verschicken.
Was braucht jeder Teilnehmer bei einem KI-Workshop?
Plane pro Person einen Laptop-Arbeitsplatz, ein Ladegerät, einen Notizblock und einen Stift ein. Für gemeinsame Übungen sollten außerdem Arbeitsblätter und ein klarer Programmablauf bereitliegen.
Wann sollte die Technik für einen KI-Workshop getestet werden?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe Präsentationen, Demos, Internet, Projektor, HDMI-Kabel, Adapter und die Stromversorgung; am Veranstaltungstag folgt ab 60 Minuten vorher nur noch die Endkontrolle.
Wie viele Getränke braucht man für einen KI-Workshop?
Plane für jede Person mindestens 0,5 Liter Wasser sowie zwei bis drei Tassen Kaffee oder Tee ein, abhängig von der Dauer. Stelle Getränke vor Beginn bereit und fülle Thermoskannen während der Pausen nach.

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