Checklist para organizar una caminata benéfica de natación

Una caminata benéfica de natación necesita más que una ruta y participantes. Hay que cerrar el lugar, los permisos y el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones, y después coordinar patrocinadores, supervisores, voluntarios y primeros auxilios. Esta checklist reúne el orden práctico para llegar al día del evento con la ruta señalizada, los dorsales preparados y la comunicación lista. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: las preferencias dietéticas, los turnos de vigilancia y las conexiones eléctricas para el sonido.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar lugar para nadar
Fijar la ruta de natación
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Reservar supervisores
Confirmar las horas de inicio y fin
Establecer las condiciones del patrocinio
2 personas
Crear formularios de patrocinio
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con escuelas y asociaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Colocar publicaciones promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el horario de supervisión
2 personas
Confirmar el contacto de primeros auxilios
Gestionar la música y la megafonía
Informar al fotógrafo
Diseñar los dorsales
2 personas
Diseñar carteles para patrocinadores
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar las aportaciones de los patrocinadores
2 personas
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los kits de participantes
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Inspeccionar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de entrega
3 personas
Colocar los carteles de patrocinadores
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Dejar listos los materiales de seguridad
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recoger los formularios de patrocinio
2 personas
Asignar vestuarios
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Dar inicio al recorrido de natación
3 personas
Supervisar a los nadadores
6 personas
Registrar rondas y horarios
3 personas
Mantener la supervisión en la ruta de natación
5 personas
Repartir agua y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Tomar fotos
Recibir a los patrocinadores
2 personas
Repartir las medallas
3 personas
Anunciar el resultado
Servir la cena
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Apagar el sistema de sonido
Reunir material de natación
4 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Procesar los ingresos
2 personas
Enviar agradecimientos a los patrocinadores
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Publicar los resultados
Llamar a los participantes si tienen preguntas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesa de inscripcióncant. 2
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Pulserascant. 150
Gorros de bañocant. 150
Boyas de rescatecant. 4
Líneas de rescatecant. 4
Líneas de flotacióncant. 6
Conoscant. 20
Cronómetroscant. 4
Tableros de conteocant. 6
Toallascant. 20

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Carteles de patrocinadorescant. 20
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Banderolascant. 4
Banderascant. 12
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 160
Cubiertos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Jarras de aguacant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Cubetas para lavarcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos salvavidascant. 8
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Registro

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Listas de participantes en papelcant. 20
Formularios de patrociniocant. 180
Pegatinas con nombrecant. 200
Cajas de cajacant. 2
Cambio en efectivo

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4
Paneles informativos A4cant. 12

Consejos

Cierra el lugar, la ruta y los requisitos de permiso antes de publicar el formulario de inscripción. Así puedes informar desde el principio sobre horarios, recorrido y condiciones de participación.
Prepara el plan de seguridad con supervisores asignados y un contacto confirmado de primeros auxilios. Distribuye los turnos con antelación y evita dejar toda la vigilancia en manos de una sola persona.
Abre el patrocinio y las inscripciones con tiempo suficiente para actualizar la lista de participantes. Pide las preferencias dietéticas junto con el registro, no durante la llegada, cuando la mesa de inscripción ya estará ocupada.
Calcula el material por función y no solo por participante: dorsales, pulseras y gorros para identificar; boyas, líneas y conos para marcar y vigilar la ruta. Comprueba también cronómetros, tableros de conteo y toallas antes del montaje.
Prueba el equipo de sonido, los micrófonos, los cables y las regletas antes de que llegue el público. Si el evento continúa con poca luz, deja listas las lámparas LED, las guirnaldas y las baterías externas, y señala con claridad los puntos de inscripción y dirección.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una caminata benéfica de natación?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, define la ruta, revisa los permisos y prepara la seguridad; después abre las inscripciones y contacta con patrocinadores y asociaciones.
¿Cuándo se debe publicar la inscripción para una caminata de natación?: Publícala cuando estén confirmados el lugar, el horario de inicio y fin, la ruta y las condiciones básicas de seguridad, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Actualiza la lista de participantes hasta el cierre de inscripciones.
¿Cuántos supervisores y voluntarios hacen falta?: No existe una cifra única: depende de la longitud de la ruta, el número de participantes y las exigencias del permiso. Define los puestos antes de abrir la inscripción y prepara un horario de turnos con sustituciones para toda la duración del evento.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y las señales de ruta?: Diseña los dorsales, las señales de ruta y los carteles de patrocinadores al menos 2 semanas antes. Revisa las cantidades con la lista de participantes y deja el material clasificado para montarlo y repartirlo el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.