Checklist para organizar un quiz de empresa sin imprevistos
Un quiz de empresa necesita más preparación que elegir unas preguntas y reunir a los equipos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero reserva el lugar y confirma la fecha, después prepara el contenido y las inscripciones, y deja para el final la sala, la comida y la tecnología. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como comprobar las respuestas, enfriar las bebidas y probar el proyector, el micrófono y los altavoces.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha del quiz
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir temas del quiz
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Crear preguntas de desempate
Preparar rondas del quiz
Formar equipos
Comunicar la distribución del equipo
Imprimir los formularios de respuesta
Crear la presentación del quiz
Elegir música para las rondas del quiz
Probar la técnica con antelación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bufé y la barra
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Anunciar el resultado final
Entregar premios
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de inscripción
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Copas de vino reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Temporizadorcant. 2
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Vajilla refrigeradacant. 4
- Termoscant. 4
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Tarjetas de equipocant. 8
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Carteles de respuestacant. 8
- Carpetascant. 8
- Premioscant. 3
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Decoración temática
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
- Fregaderoscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes formar los equipos, comunicar su distribución e incorporar las preferencias dietéticas antes de comprar la comida.
- Prepara entre 5 y 7 rondas y revisa cada respuesta antes de imprimir las hojas. Añade varias preguntas de desempate para no improvisar al final.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, HDMI, altavoces, micrófono, regletas y alargadores deben funcionar juntos en la sala.
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y monta el bufé y la barra antes de que lleguen los participantes. Reserva una mesa para la inscripción y deja a mano bolígrafos y tarjetas de equipo.
- Imprime las hojas de respuesta y prepara el material del quiz con un margen del 10 % sobre el número previsto de participantes. Guarda también una copia digital de la presentación y de las respuestas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz de empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar la fecha y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y los equipos al menos 7 días antes.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un quiz de empresa?
- Calcula entre 5 y 7 rondas de 8 a 10 preguntas, según la duración prevista. Prepara además 3 o 4 preguntas de desempate y comprueba todas las respuestas antes de imprimir.
- ¿Cuándo hay que probar la tecnología del quiz?
- Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba especialmente el proyector, el cable HDMI, los altavoces, el micrófono y las regletas.
- ¿Cuándo hay que comprar y preparar la comida y las bebidas?
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y prepara los aperitivos el mismo día.
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