Checklist para organizar un pub quiz
Un pub quiz funciona mejor cuando las preguntas, los equipos y la parte técnica están cerrados antes de que llegue el público. Esta checklist te ayuda a organizarlo en orden: primero defines el formato y las inscripciones, después preparas el contenido y, al final, montas la sala. Reserva tiempo para comprobar respuestas, probar el audio y hacer copias de las hojas. También encontrarás los detalles que suelen retrasarse, como enfriar las bebidas, preparar los desempates o comprobar los adaptadores del proyector.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el lugar del concurso
Definir el formato del concurso y el tamaño de los equipos
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
Preparar preguntas de desempate
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva del recinto
Preparar la distribución de equipos
Comprar premios para los ganadores
Hacer la compra
2 personas
Finalizar la presentación del quiz
Fotocopiar los formularios de respuesta
Probar la música y los fragmentos de audio
2 personas
Agrupar los materiales del quiz
2 personas
Evento
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el portátil y la presentación
2 personas
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
Preparar las rondas del quiz y las hojas de respuestas
2 personas
Montar el bar y la mesa de aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos y nombres de equipo
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
Presentar la ronda del quiz
Recoger las hojas de respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Comprobar la clasificación final y el desempate
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger materiales y residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
Limpiar el bar y la cocina
2 personas
Limpiar la sala y los baños
2 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 65
- Mesa de presentación
- Bar o mesa de distribución
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Temporizadorcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de serviciocant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Placas con nombres del equipocant. 15
- Cartel de bienvenida
- Expositor de premios
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Catering
- Compras
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 300
- Cuadernillos del quizcant. 75
- Tarjetas con los nombres del equipocant. 75
- Bolígrafoscant. 80
- Lápicescant. 20
- Goma de borrarcant. 10
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Carpetas de respuestascant. 10
- Cartas de desempatecant. 20
- Mando de presentación
- Premioscant. 3
- Tarjetas regalocant. 3
- Tarjetas con númeroscant. 15
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Marcadorescant. 12
- Portapapelescant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 6
- Limpiador multiusoscant. 2
- Limpiacristales
- Escobillas de bañocant. 2
- Rollos de toallacant. 4
- Toallitas desinfectantescant. 2
Consejos
- Define el tamaño de los equipos antes de abrir las inscripciones. Así podrás preparar la distribución de las mesas y saber cuántas hojas de respuestas necesitas imprimir.
- Comprueba todas las respuestas y la puntuación al menos 48 horas antes. Prepara también varias preguntas de desempate para no improvisar al anunciar los resultados.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, el cable HDMI, los adaptadores, el micrófono y los altavoces el día anterior; lleva baterías de repuesto y un temporizador.
- Pregunta por las preferencias dietéticas al confirmar las inscripciones y termina la compra con tiempo suficiente para enfriar las bebidas antes de abrir el local.
- Agrupa las rondas, las hojas de respuestas, los premios y el material de presentación en cajas separadas. El día del quiz, monta la mesa de presentación y la parte técnica antes del bar y los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, formato e inscripciones. Deja las preguntas, las copias y la prueba técnica terminadas como mínimo 48 horas antes.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?
- Prepara entre 5 y 8 rondas de 8 a 10 preguntas, según la duración prevista. Añade al menos 3 preguntas de desempate y comprueba cada respuesta antes de imprimir.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba el día anterior y otra al abrir el local, al menos 60 minutos antes de empezar. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, los alargadores y el nivel de las baterías.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un pub quiz?
- Pon las bebidas en las neveras portátiles o con hielo entre 2 y 4 horas antes de la llegada de los equipos. Monta el bar después de colocar las mesas para no bloquear el paso durante la preparación.
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