Checklist para organizar un mercadillo solidario
Un mercadillo solidario necesita más preparación que colocar unas mesas y recibir donaciones. Primero tendrás que reservar el lugar, confirmar la organización benéfica y revisar permisos y seguro. Después conviene registrar a vendedores y voluntarios, clasificar y limpiar los artículos, fijar precios y preparar la caja. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, incluidos los detalles que suelen quedarse para el último día: carteles, turnos, bebidas, previsión meteorológica e inspección del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la organización benéfica
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de venta
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Registrar a los vendedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar promoción en línea
Recoger donaciones
3 personas
Clasificar las donaciones
4 personas
Seleccionar los artículos no vendibles
3 personas
Limpiar los artículos
4 personas
Determinar los precios
3 personas
Colocar pegatinas de precios
4 personas
Preparar la distribución de la caja
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Informar a los vendedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Distribuir los puestos de venta
4 personas
Exponer los productos
6 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar las cajas
2 personas
Colocar cajas de donación
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Supervisar la venta
4 personas
Atender la caja
3 personas
Recibir donaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger las mesas de venta
5 personas
Contar la caja
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los productos
5 personas
Retirar los objetos restantes
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Informar a los vendedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 30
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 30
- Carro de transportecant. 2
- Mantelescant. 12
Equipo
- Cajas registradorascant. 2
- Máquina de sellado
- Cajas de caudalescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Impresora de etiquetas
- Portacarteles de preciocant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 2
- Flechas de rutacant. 10
- Banderas benéficascant. 4
- Pizarrascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las condiciones de venta antes de registrar a los vendedores y envíalas con la confirmación. Así sabrán con antelación qué pueden traer, cómo se gestionan las inscripciones y qué ocurre con los artículos no vendibles.
- Clasifica las donaciones en cuanto lleguen y separa los artículos que no se pueden vender. Limpiarlos antes de ponerles precio evita formar una cola de trabajo el día del mercadillo.
- Prepara los precios y las pegatinas al menos 48 horas antes. Deja juntas la impresora de etiquetas, las pizarras y los portacarteles para no improvisar la señalización de cada mesa.
- Haz el horario de voluntarios con turnos solapados de 15 minutos. Reserva personas específicas para caja, recepción de vendedores, reposición y bebidas; no dependas de quien aparezca libre en el momento.
- Comprueba el pronóstico y haz una inspección del recinto el día anterior. Verifica carpas, mesas, cables, enchufes, recorrido señalizado y espacio para el carro de transporte antes de que lleguen las primeras donaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo solidario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma la organización benéfica al principio; deja para las dos últimas semanas la promoción, el registro de vendedores, la clasificación de donaciones y el horario de voluntarios.
- ¿Cuándo hay que revisar los permisos y el seguro del mercadillo?
- Comprueba los requisitos de permiso y el seguro al reservar el lugar, como mínimo 4 semanas antes. No publiques la fecha definitiva ni invites a vendedores hasta confirmar que la actividad puede celebrarse en ese recinto.
- ¿Cómo organizar los turnos de voluntarios?
- Prepara el horario entre 7 y 10 días antes y usa turnos de 2 a 3 horas. Añade un solapamiento de 15 minutos entre turnos para entregar la caja, explicar incidencias y reponer bebidas sin dejar un puesto vacío.
- ¿Cuándo se deben preparar los precios y la caja?
- Determina los precios y coloca las etiquetas entre 48 y 72 horas antes. Prepara la distribución de la caja el día anterior, comprueba las cajas registradoras y deja listas las cajas de caudales antes de abrir el recinto.
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