Wohltätigkeitsflohmarkt organisieren: die Checkliste
Ein Wohltätigkeitsflohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur einen Platz und gespendete Sachen. Kläre zuerst Genehmigungen, Versicherung und die Zusammenarbeit mit der Wohltätigkeitsorganisation. Danach folgen Verkäufer, Helferplan, Werbung, Warenaufbereitung und eine nachvollziehbare Kassenlösung. Plane außerdem Strom, Verkaufsflächen, Wetter und die Ausgabe von Getränken so, dass am Markttag niemand improvisieren muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Versicherung prüfen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkäufer anmelden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Online-Werbung schalten
Spenden entgegennehmen
3 Personen
Spenden sortieren
4 Personen
Unverkäufliche Artikel auswählen
3 Personen
Sachen reinigen
4 Personen
Preise festlegen
3 Personen
Preisschilder anbringen
4 Personen
Kassenaufteilung vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Verkäufer informieren
Wettervorhersage prüfen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Verkaufsstände einteilen
4 Personen
Waren ausstellen
6 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kassen einrichten
2 Personen
Spendenboxen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Verkauf begleiten
4 Personen
Kasse bedienen
3 Personen
Spenden annehmen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Verkaufstische aufräumen
5 Personen
Kasse zählen
2 Personen
Nachbereitung
Waren verpacken
5 Personen
Übrig gebliebene Sachen abtransportieren
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Verkäufer informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 30
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 30
- TransportwagenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
Ausstattung
- KassenAnz. 2
- Kartenterminal
- GeldkassettenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Etikettendrucker
- PreisschilderhalterAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- WillkommensschilderAnz. 2
- WegweiserAnz. 10
- Banner für den guten ZweckAnz. 4
- KreidetafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Verkaufsbedingungen fest, bevor du Verkäufer anmeldest: Notiere Annahmeschluss, zulässige Artikel, Standregeln und den Umgang mit unverkäuflichen Sachen. So musst du später weniger Einzelentscheidungen treffen.
- Plane die Helferschichten mit mindestens drei Zeitblöcken: Aufbau, Verkaufszeit und Abbau. Für Kasse und Annahme sollten immer mindestens zwei Personen gleichzeitig eingeteilt sein.
- Sortiere Spenden spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Flohmarkt. Reinige verkäufliche Sachen, kennzeichne Preise gut sichtbar und stelle unverkäufliche Artikel separat, damit sie nicht versehentlich auf den Verkaufstischen landen.
- Bereite mehrere Kassenaufteilungen vor und trenne Bargeld, Kartenzahlungen und Spenden nachvollziehbar. Prüfe das Kartenterminal sowie Verlängerungskabel am Vortag und halte Geldkassetten für die Kassen bereit.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Abdeckungen und die Wegeführung. Kühlboxen, Getränke und Mehrwegbecher sollten vor Beginn bereitstehen, nicht erst während des Aufbaus.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Wohltätigkeitsflohmarkt anmelden?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Planung. Prüfe in diesem Zeitraum Genehmigungen, Versicherung und Vorgaben des Veranstaltungsorts, da die Bearbeitung je nach Gemeinde mehrere Wochen dauern kann.
- Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsflohmarkt?
- Für einen kleinen bis mittleren Flohmarkt solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen. Zusätzlich zu Aufbau und Abbau brauchst du während der Verkaufszeit Personen für Kasse, Annahme, Ordnung, Verkäuferfragen und Getränke.
- Wann soll ich die Preise für die Spenden festlegen?
- Setze die Preise 2 bis 4 Tage vor dem Termin fest, nachdem alle Artikel sortiert und gereinigt sind. Dann kannst du Preisschilder anbringen und die Waren nach Kategorien auf Tische, Kleiderständer und Aufbewahrungsboxen verteilen.
- Wie viel Getränke brauche ich für einen Wohltätigkeitsflohmarkt?
- Rechne für die ersten zwei Stunden mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Person, abhängig von Wetter und Aufenthaltsdauer. Kühle die Getränke vorher und stelle zusätzlich Wasser in Wasserkannen bereit.
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