Checklist para organizar un mercado de primavera con mercadillo

Un mercado de primavera con mercadillo necesita más coordinación que una simple reunión: hay que encajar expositores, puestos, permisos, comida y circulación de visitantes. Esta checklist reúne 67 tareas y 74 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y dibujar la distribución hasta enfriar las bebidas y preparar el café. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde, como las inscripciones, la información de aparcamiento, el cambio en efectivo y los alargadores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Buscar expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Programar a los voluntarios
2 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Crear listas de precios
2 personas
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los números de mesa
Preparar los paneles informativos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Marcar los puestos
2 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su stand
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 30
Taburetescant. 6
Mantelescant. 12
Postes separadorescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Bases para sombrillascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 80
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Caja registradora
Máquina de sellado
Baterías externascant. 3
Megáfonos de mano
Walkie-talkiescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de primaveracant. 4
Decoración de mesacant. 12
Macetascant. 12
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Globoscant. 100
Números de mesacant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Bloc de notascant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 8
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 4
Etiquetas de precioscant. 500
Cajas de efectivocant. 3
Cajitas para cambiocant. 3
Libretas de cajacant. 3
Pegatinas con númeroscant. 100
Papel de impresión A4
Fundas de plásticocant. 50

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Guantes de trabajocant. 8
Extintorescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 6
Fundas para la lluviacant. 6

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Hazlo antes de invitar a los expositores: las notificaciones y las condiciones del espacio pueden cambiar la distribución del mercadillo.
Dibuja los puestos antes de reservar mesas y carpas. Deja pasillos claros y comprueba dónde irán los paneles informativos, los separadores y las bases para sombrillas.
No esperes a la última semana para captar vendedores. Envía las invitaciones con tiempo, fija una fecha límite de inscripción y recoge también las preferencias dietéticas de quienes participen.
Prepara el dinero y el cambio el día anterior. Las listas de precios, los números de mesa y las normas de venta deben estar listos antes de que lleguen los primeros expositores.
Haz una revisión de electricidad y bebidas durante el montaje. Cuenta los cables alargadores, las regletas, las lámparas recargables, las neveras portátiles y los termos antes de empezar a servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de primavera?: Empieza al menos 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para fijar el lugar, comprobar permisos, buscar expositores, gestionar inscripciones y publicar la promoción.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del mercado. Necesitas ese margen para preparar la distribución, asignar los números de mesa, fijar los soportes y actualizar la información para los participantes.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listos los carteles, paneles informativos, listas de precios, normas de venta, números de mesa y el efectivo para el cambio. También puedes enfriar las bebidas y comprobar la lista de compra.
¿Cuándo se debe montar el mercado?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Ese tiempo permite colocar carpas, puestos, mesas, sillas y separadores, conectar el equipo y revisar que los pasillos y la señalización estén despejados.

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