Checklist para organizar un mercadillo de barrio

Un mercadillo de barrio necesita más coordinación de la que parece: permisos, ruta, expositores, puestos, tráfico y materiales deben encajar en un mismo plan. Empieza fijando la fecha y el recorrido, y deja cerrados los permisos antes de anunciar el evento. Después organiza las inscripciones, numera los puestos y confirma proveedores, compras y equipos. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado para que el montaje y la apertura no dependan de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Presentar el plan de tráfico
Contactar con los expositores
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Confirmar los costes de los establos
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Hacer reservas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Crear la numeración de los puestos
Imprimir el plano
Confirmar proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Informar a los propietarios de las cuadras
Comprobar el pronóstico del tiempo
Colocar las barreras
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Recibir a los puestos
3 personas
Indicar a los puestos su lugar
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los vales de consumo
2 personas
Preparar el botiquín de primeros auxilios
Dar briefing al personal
4 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la electricidad y los cables
Encender la iluminación
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

Hacer desmontar a los expositores
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer calles y plazas
3 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Clasificar el stock sin abrir
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar carteles y vallas
3 personas
Asegurar los ingresos de caja
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 24
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 48
Bancos de cervezacant. 12
Mesa de información
Mesa de cajacant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Números de puestocant. 24
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 4
Postes de señalizacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Bidonescant. 4
Lavabos portátiles para manoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Listas de precioscant. 6
Cartas del menúcant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de tráficocant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y presenta el plan de tráfico con varias semanas de margen. La ruta, las barreras y las señales deben estar decididas antes de imprimir el plano o publicar la promoción.
Cierra las inscripciones de los expositores antes de asignar la numeración definitiva. Confirma también el coste de cada puesto y comunica a cada propietario su ubicación y horario de llegada.
Haz un inventario separado para montaje, venta y atención al público. Además de carpas, mesas y sillas, comprueba con antelación los terminales de pago, el cambio, las regletas, los alargadores y las alfombrillas para cables.
Compra los productos no perecederos primero y deja los refrigerados para el final. Enfría las bebidas con tiempo suficiente y prepara neveras portátiles para mantenerlas frías durante el montaje y la jornada.
Revisa la previsión meteorológica el día anterior y vuelve a comprobarla la misma mañana. Las carpas, las guirnaldas de luces, los paneles informativos y las señales de ruta deben colocarse sin bloquear el paso ni crear cables sueltos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de barrio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, la ruta y los permisos. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar expositores, compras, señalización y proveedores.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Cierra las inscripciones al menos 10 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para crear la numeración, imprimir el plano y enviar a cada expositor sus indicaciones.
¿Cuándo se deben comprar y enfriar las bebidas?: Compra las bebidas y otros productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas la víspera y reserva neveras portátiles para el transporte y el servicio.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercadillo?: Comprueba la previsión del tiempo, el inventario, los pagos y el cambio durante la víspera. Deja preparados el plano, los números de puesto, las señales y los materiales no perecederos para reducir el montaje de la mañana.

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