Checklist para organizar un festival gastronómico sin imprevistos

Organizar un festival gastronómico exige coordinar cocina, puestos, proveedores y público en el mismo horario. Empieza por fijar la fecha, el lugar, los permisos y el presupuesto; después concreta el menú, las compras y la distribución de los puestos. Durante las semanas previas tendrás que gestionar inscripciones, voluntarios, electricidad, pagos y preferencias dietéticas. En los últimos días, comprueba caducidades, recoge los productos frescos, enfría las bebidas y deja preparado un plan alternativo por lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Definir presupuesto y entrada
2 personas
Definir conceptos de comida y menú
3 personas
Registrar proveedores y compras
2 personas
Crear planificación de cocina y servicio
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Distribuir los puestos de comida
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Publicar el menú y los alérgenos
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Imprimir las recetas de cocina y las porciones
2 personas
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
Comprobar inventario y caducidad
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
4 personas
Preparar salsas y aderezos
3 personas
Porcionar postres
3 personas
Preparar la vajilla y los utensilios de cocina
2 personas
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas
Imprimir la lista de asistentes y la lista de dietas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas y toldos
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar las estaciones de cocina
6 personas
Colocar las neveras y el hielo
3 personas
Conectar y probar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar los puntos de lavado de manos
2 personas
Terminar los platos
6 personas
Abastecer los puestos de comida
6 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Comprobar las porciones de degustación
4 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la entrada y la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir los platos
8 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los platos calientes
4 personas
Reponer platos fríos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el stock de refrigeradores
2 personas
Preparar la segunda ronda de servicio
6 personas
Servir los postres
3 personas
Tomar los últimos pedidos
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Asegurar la caja y el dinero
2 personas

Seguimiento

Enfriar los alimentos de forma segura
4 personas
Apagar el equipo
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger las mesas y sillas
6 personas
Limpiar las estaciones de cocina
6 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Barrer y fregar el terreno
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Inventariar materiales
2 personas
Lavar y secar la vajilla
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Vaciar neveras y neveras portátiles
2 personas
Limpiar el espacio de almacenamiento
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 18
Paredes del standcant. 12

Equipo

Barbacoas de gascant. 3
Placas de induccióncant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Termómetros digitalescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chefcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Sartenescant. 10
Planchas para asarcant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 12
Jarras medidorascant. 4
Básculas de cocinacant. 2
Cajas para tablas de cortarcant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 220
Cuencos reutilizablescant. 160
Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 30
Bandejas para salsacant. 24
Jarras de aguacant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del menúcant. 10
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Carteles de mesacant. 20
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de jabóncant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de abrir las inscripciones. Calcula también por dónde pasarán los cables y dónde irán las carpas, mesas, neveras y puntos de pago para no improvisar el día del festival.
Publica el menú y los alérgenos con suficiente antelación, y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Prepara etiquetas visibles para cada puesto y separa los utensilios destinados a preparaciones diferentes.
Asigna los voluntarios por turnos y funciones concretas: montaje, cocina, servicio, cobros y reposición. Deja una persona responsable de coordinar cada zona y confirma los turnos al menos 3 días antes.
Imprime las recetas, las porciones y las etiquetas antes de hacer la compra. Comprueba inventario y fechas de caducidad; recoge los productos frescos lo más cerca posible del evento y mantén bebidas y alimentos refrigerados.
Revisa la previsión meteorológica entre 48 y 24 horas antes. Si hay riesgo de lluvia, activa el plan alternativo, confirma la ubicación cubierta y comunica a los asistentes la ruta, el aparcamiento y cualquier cambio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permisos, proveedores, puestos y voluntarios. Reserva el material y confirma el menú al menos 3 semanas antes; deja las compras frescas para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un festival gastronómico?: Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 % para reposición y variaciones. Para el primer tramo del evento, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y ajusta después según el consumo real.
¿Cuándo debo publicar el menú y los alérgenos?: Publica el menú y la información de alérgenos al abrir las inscripciones, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Revisa las etiquetas el día anterior, cuando hayas confirmado ingredientes, sustituciones y posibles cambios de proveedores.
¿Qué hago si llueve el día del festival gastronómico?: Define un plan alternativo entre 2 y 3 semanas antes y toma la decisión final entre 48 y 24 horas antes, según la previsión. Comunica el cambio de ubicación, accesos y aparcamiento a los asistentes y voluntarios en cuanto se active.

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