Foodfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Foodfestival braucht mehr als mehrere Essensstände und gute Rezepte. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wie Strom, Kühlung und Bezahlung funktionieren und wie viele Helfer du pro Stand brauchst. Plane Menü, Portionen und Allergene so, dass sie spätestens vor dem Anmeldestart feststehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum gekühlten Getränk und dem ausgegebenen Teller durch die wichtigsten Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
Verpflegungskonzepte und Menü festlegen
3 Personen
Lieferanten und Einkäufe erfassen
2 Personen
Koch- und Servierplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Essensstände einteilen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Menü und Allergene veröffentlichen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Kochrezepte und Portionen ausdrucken
2 Personen
Etiketten für Allergene erstellen
2 Personen
Bestände und Haltbarkeit überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
Desserts portionieren
3 Personen
Geschirr und Küchenutensilien bereitstellen
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
Besucherliste und Diätliste ausdrucken
Gelände inspizieren
3 Personen
Zelte und Vordächer aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Kochstationen einrichten
6 Personen
Kühlgeräte und Eis bereitstellen
3 Personen
Strom anschließen und testen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Handwaschstationen einrichten
2 Personen
Gerichte fertigstellen
6 Personen
Essensstände bevorraten
6 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Probierportionen prüfen
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Eingang und Kasse öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Gerichte servieren
8 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Warme Gerichte nachfüllen
4 Personen
Kalte Speisen auffüllen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Kühlbestände kontrollieren
2 Personen
Zweite Servierrunde vorbereiten
6 Personen
Desserts servieren
3 Personen
Letzte Bestellungen aufnehmen
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Kasse und Geld sichern
2 Personen

Nachbereitung

Lebensmittel sicher kühlen
4 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abräumen
6 Personen
Küchenstationen reinigen
6 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände fegen und wischen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geschirr spülen und trocknen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlschränke und Kühlboxen leeren
2 Personen
Lagerraum reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
StandwändeAnz. 12

Ausstattung

GasgrillsAnz. 3
InduktionskochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Digitale ThermometerAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 12
KochmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
BratplattenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
SchneidbrettkistenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 220
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 160
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 30
Servierplatten für SoßeAnz. 24
WasserkannenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 10
AllergenkartenAnz. 20
TischschilderAnz. 20
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 6
SeifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 Wochen vor dem Foodfestival. Prüfe dabei auch, ob für Gasgrills, offene Lebensmittel, Stromanschlüsse oder den Veranstaltungsort zusätzliche Vorgaben gelten.
Lege Menü, Portionen und Allergene spätestens 3 Wochen vorher fest. Drucke Rezepte und Allergenetiketten nicht erst am Veranstaltungstag aus, sondern kontrolliere sie gemeinsam mit den zuständigen Standteams.
Plane pro Essensstand mindestens zwei Personen gleichzeitig ein: eine für Zubereitung und Nachfüllen, eine für Ausgabe und Fragen. Für Aufbau, Kasse und Abbau brauchst du zusätzlich feste Schichten statt einer allgemeinen Helferliste.
Prüfe Strom- und Kühlbedarf 7 Tage vorher. Zähle alle Geräte je Anschluss, lege Kabelwege fest und miss die Temperatur der Kühlboxen, bevor frische Produkte und Getränke dort gelagert werden.
Bereite den Schlechtwetterplan spätestens 48 Stunden vorher vor. Kontrolliere die Wettervorhersage, ordne Zelte, Tische und Standwände neu und teile Anreise-, Park- sowie Ausweichinformationen rechtzeitig mit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodfestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen legst du Datum, Ort, Budget und Eintritt fest; Genehmigungen, Lieferanten und Stromplanung sollten danach ohne Verzögerung folgen.
Wie viele Helfer braucht man pro Foodstand?: Plane mindestens zwei Helfer je Stand und Schicht ein. Bei langen Warteschlangen oder mehreren Gerichten sind drei Personen sinnvoll: eine für die Küche, eine für die Ausgabe und eine für Kasse oder Fragen.
Wann sollte das Menü für ein Foodfestival feststehen?: Das Menü sollte spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen. Dann bleiben genug Tage für Portionen, Einkäufe, Allergene, Etiketten, Rezepte und die Veröffentlichung für angemeldete Gäste.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein Foodfestival?: Rechne die benötigten Portionen anhand der Anmeldungen und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Für die erste Stunde kannst du pro Person zwei bis drei Getränke einplanen; verderbliche Lebensmittel kaufst oder holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.

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