Checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks se prépare comme un petit site de restauration temporaire. Il faut coordonner la date, le lieu, les autorisations, les stands, les paiements et l’alimentation électrique avant de penser à l’accueil du public. Cette checklist de 80 tâches et 60 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les détails souvent oubliés : allergènes, câbles, stocks, météo et produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir le budget et l’entrée
2 personnes
Définir les concepts de restauration et le menu
3 personnes
Recenser les fournisseurs et les achats
2 personnes
Établir la répartition entre cuisine et service
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Répartir les stands de restauration
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Publier le menu et les allergènes
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Imprimer les recettes et les portions
2 personnes
Créer des étiquettes pour allergènes
2 personnes
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
3 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Préparer la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs et la liste des régimes alimentaires
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes et les auvents
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Aménager les postes de cuisine
6 personnes
Installer les glacières et la glace
3 personnes
Raccorder et tester l’électricité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
Finaliser les plats
6 personnes
Approvisionner les stands de restauration
6 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Vérifier les portions de dégustation
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les plats
8 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les plats chauds
4 personnes
Réapprovisionner les plats froids
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks de réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le second service
6 personnes
Servir les desserts
3 personnes
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Sécuriser la caisse et l’argent
2 personnes

Suivi

Conserver les aliments au frais
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
6 personnes
Nettoyer les postes de cuisine
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Balayer et laver le sol du site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Vider les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Nettoyer l'espace de stockage
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 18
Parois de standqté 12

Équipement

Barbecues à gazqté 3
Plaques à inductionqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Thermomètres numériquesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux d’officeqté 12
Saladiersqté 12
Casserolesqté 10
Plaques de cuissonqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Balances de cuisineqté 2
Bacs à planches à découperqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 220
Bols réutilisablesqté 160
Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de service pour sauceqté 24
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 10
Cartes allergènesqté 20
Pancartes de tableqté 20
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de savonqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations et déclarations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Sans cette validation, les réservations de stands et de matériel peuvent être faites trop tôt.
Dessine le plan des stands avant de louer le matériel. Prévois pour chaque emplacement l’accès aux tables, aux tentes, aux prises et aux chemins de câbles, afin d’éviter les rallonges qui traversent les zones de passage.
Publie le menu et les allergènes avant l’événement, puis recueille les besoins alimentaires lors des inscriptions. Prépare aussi des étiquettes lisibles pour les allergènes : elles sont faciles à oublier quand plusieurs équipes servent en même temps.
Répartis les bénévoles par créneau et par mission, plutôt que de constituer une seule équipe générale. Désigne notamment des personnes pour l’accueil, les inscriptions, l’orientation, le service et le suivi des stocks.
Vérifie la météo quelques jours avant, mais prépare le plan de secours avant cette échéance. Les tentes, les boissons au frais, les produits frais et le matériel électrique demandent souvent une confirmation ou une récupération séparée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de food trucks ?: Commence plusieurs semaines à l’avance pour fixer le lieu, vérifier les autorisations, définir le budget et réserver le matériel. Ouvre ensuite les inscriptions une fois le concept de restauration et le plan général suffisamment arrêtés.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de food trucks ?: Le nombre dépend du public et du nombre de stands, mais répartis les bénévoles par postes et par créneaux plutôt que de compter uniquement un total. Prévois au minimum une équipe distincte pour l’accueil, l’orientation et le soutien au service.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des food trucks ?: Détermine la position de chaque prise avant l’installation, puis liste les rallonges et multiprises nécessaires. Les chemins de câbles doivent être définis sur le plan pour ne pas créer de passage dangereux entre les stands et les zones de public.
Quand acheter les produits frais pour un festival de food trucks ?: Vérifie les stocks et les dates de péremption avant les courses, puis récupère les produits frais le plus près possible du service. Mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient froides à l’ouverture, sans laisser les aliments sensibles hors température contrôlée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.