Checklist para organizar un festival de baile sin olvidar nada

Organizar un festival de baile exige coordinar clases, música, participantes, artistas y comidas en un orden claro. Esta checklist reúne 80 tareas y 60 materiales para avanzar desde la elección del lugar hasta la preparación final. Empieza por cerrar la fecha y las reservas; después abre las inscripciones y confirma profesores, talleres y voluntarios. En la última semana, revisa sonido, acreditaciones, listas impresas, compras y productos refrigerados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los profesores de baile
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Planificar talleres
3 personas
Confirmar las reservas
Abrir el registro de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Enviar información a los participantes
Enviar la información de los artistas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar la lista de reproducción
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Alquilar los materiales que faltan
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las listas del taller
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Recoger las llaves del lugar
2 personas
Inspeccionar los espacios
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Marcar las zonas de baile
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar la música
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar las bolsas del taller
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Marcar las inscripciones
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Coordinar el baile de apertura
3 personas
Guiar talleres
6 personas
Poner música entre talleres
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener las opciones dietéticas separadas
2 personas
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Anunciar cambios de taller
Coordinar las actuaciones
3 personas
Coordinar la pista de baile abierta
3 personas
Controlar la iluminación durante las actuaciones
Comprobar el nivel de sonido
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Anunciar el cierre
Hacer el check-out de los visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar comida y bebida
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Barrer y fregar los suelos
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Biombos para vestuarioscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Abanicos de papelcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 6
Baterías externascant. 4
Teléfonos móvilescant. 3
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Soportes de iluminacióncant. 4
Lámparas LED de repuestocant. 12
Linternascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las reservas antes de anunciar el festival. Deja al menos 8 semanas para contactar a los profesores, preparar el programa y distribuir carteles.
Abre el registro cuando ya puedas comunicar horarios, talleres y condiciones básicas. Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción para calcular el catering con datos reales.
Publica el programa y envía la información a participantes y artistas al menos 7 días antes. Incluye horarios, talleres, acreditaciones, instrucciones de llegada y cualquier cambio de última hora.
Revisa el equipo de sonido con tiempo: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, cables y regletas. Prueba la lista de reproducción completa como mínimo 24 horas antes.
Haz el inventario final entre 2 y 3 días antes. Comprueba mesas, sillas, percheros, biombos, vasos, vajilla, carteles, credenciales y materiales alquilados; guarda los productos refrigerados justo después de la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de baile?: Reserva la fecha y el lugar con unas 8 semanas de antelación. Ese margen permite confirmar profesores, planificar talleres, abrir inscripciones, promocionar el festival y alquilar los materiales que falten.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un festival de baile?: Ábrelas cuando el programa inicial y los profesores estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén el registro abierto al menos 3 semanas para reunir preferencias dietéticas y calcular mejor el catering.
¿Cuándo se debe enviar el programa a los participantes?: Envía el programa y la información práctica al menos 7 días antes del festival. Si hay talleres con plazas limitadas o cambios de horario, manda una actualización final 24 horas antes.
¿Cuándo hay que comprobar el sonido y la música?: Reúne los archivos de música y comprueba la lista de reproducción entre 3 y 5 días antes. Haz una prueba completa de altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y portátil como mínimo 24 horas antes.

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