Tanzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzfestival braucht mehr als ein gutes Musikprogramm. Du koordinierst Workshops, Tanzlehrkräfte, Anmeldungen, Technik, Catering und Informationen für Teilnehmende und Künstlerinnen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Ausgabe der Namensschilder und der Lagerung gekühlter Produkte. Besonders leicht werden Reservierungen, Musikdateien, Ernährungswünsche und Verlängerungskabel zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Tanzlehrer ansprechen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Workshops planen
3 Personen
Reservierungen bestätigen
Teilnehmerregistrierung öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Teilnehmerinformationen versenden
Künstlerinformationen versenden
Musikdateien sammeln
2 Personen
Playlist überprüfen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Fehlende Materialien ausleihen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Workshoplisten ausdrucken
Drehbuch ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Location-Schlüssel abholen
2 Personen
Räume inspizieren
2 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Tanzflächen markieren
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Musik testen
2 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Workshoptaschen bereitlegen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungstanz betreuen
3 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Musik zwischen den Workshops bereitstellen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Diätoptionen getrennt halten
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Workshopwechsel ankündigen
Auftritte betreuen
3 Personen
Offene Tanzfläche betreuen
3 Personen
Beleuchtung während der Auftritte bedienen
Lautstärke kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke abschließen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Böden fegen und wischen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
TortenplattenAnz. 100
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
PapierfächerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 3
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BeleuchtungsstativeAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort fest, bevor du Tanzlehrkräfte und Workshops verbindlich planst. Prüfe dabei nicht nur den Tanzsaal, sondern auch Umkleidebereiche, Sitzplätze und die Wege zwischen den Workshopräumen.
Öffne die Teilnehmerregistrierung erst, wenn Programm, Reservierungen und wichtige Teilnahmeinformationen feststehen. Verschicke die Informationen spätestens einige Tage vor dem Festival, damit Rückfragen nicht am Einlass entstehen.
Plane Ton und Strom für jeden Workshopraum einzeln. Prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und mindestens zwei passende Verlängerungskabel vor dem Aufbau praktisch vor Ort.
Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst danach. Kühlprodukte gehören nach dem Einkauf sofort in die Kühlung; Namensschilder, Workshoplisten und Wegweiser sollten am Vortag bereitliegen.
Teile Freiwillige konkreten Zeitfenstern zu: Einlass, Garderobe, Workshopwechsel, Catering und Abbau. Halte zusätzlich Programm, Künstlerinneninformationen, Musikdateien und das Drehbuch sowohl digital als auch ausgedruckt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Tanzlehrkräften und Workshopplanung. Anmeldungen und Einladungen sollten erst starten, wenn Reservierungen und das vorläufige Programm bestätigt sind.
Wie viele Helfer braucht ein Tanzfestival?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Garderobe und je Workshopraum eine Ansprechperson ein. Bei mehreren parallelen Workshops kommt zusätzlich eine Person für Technik oder spontane Probleme hinzu.
Wann sollte die Teilnehmerregistrierung für ein Tanzfestival öffnen?: Öffne die Registrierung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, sobald Workshops, Teilnahmebedingungen und Zahlungs- oder Kontaktinformationen feststehen. Schließe sie einige Tage vorher oder sobald die Raumkapazität erreicht ist.
Was muss man bei der Technik für ein Tanzfestival prüfen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und alle Audiokabel spätestens am Vortag im tatsächlichen Raum. Lege außerdem mindestens zwei geprüfte Verlängerungskabel bereit und sammle die Musikdateien vor dem Festival an einem zentralen Ort.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.