Organiser un festival de danse, étape par étape

Un festival de danse demande de coordonner les professeurs, les ateliers, la musique et l’accueil des participants. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations, préparer les badges, vérifier le matériel et organiser les bénévoles. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter des professeurs de danse
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Planifier les ateliers
3 personnes
Confirmer les réservations
Ouvrir l’enregistrement des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les informations sur les artistes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier la playlist
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Louer les matériels manquants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes des ateliers
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les zones de danse
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer les sacs de l'atelier
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Assurer la musique entre les ateliers
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Garder les options alimentaires séparées
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Annoncer les changements d'atelier
Accompagner les spectacles
3 personnes
Encadrer la piste de danse ouverte
3 personnes
Gérer l'éclairage pendant les spectacles
Vérifier le niveau sonore
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Annoncer la clôture
Enregistrer les visiteurs au départ
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer la restauration et les boissons
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 4
Paravents de vestiaireqté 6
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Éventails en papierqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 4
Téléphones portablesqté 3
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d'éclairageqté 4
Lampes LED de rechangeqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les professeurs : leur disponibilité conditionne le programme des ateliers et le nombre de salles nécessaires.
Publie le programme avant l’ouverture des inscriptions. Indique les horaires, les niveaux et les modalités pratiques pour éviter les changements de dernière minute.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et calcule les quantités de catering à partir du nombre confirmé de participants, pas des réponses attendues.
Prévois une vérification technique au moins 24 heures avant l’accueil : teste la table de mixage, les microphones, les câbles audio, les rallonges et les multiprises.
Imprime les badges nominatifs, les listes d’ateliers et le déroulé la veille. Garde aussi une version numérique du programme et des informations envoyées aux participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de danse ?: Commence au moins 3 mois avant la date prévue. Les professeurs, le lieu, les réservations et le programme musical doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de danse ?: Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les horaires principaux et les ateliers sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Tu pourras ensuite traiter les inscriptions et ajuster le catering.
Combien de temps avant faut-il publier le programme ?: Publie une première version au moins 4 semaines avant l’événement. Envoie les informations finales aux participants 7 à 10 jours avant, après confirmation des artistes et des horaires.
Quand préparer le matériel d’un festival de danse ?: Fais l’inventaire 2 semaines avant et loue immédiatement le matériel manquant. Réalise le test audio et vérifie les branchements au plus tard la veille du festival.

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