Checklist para organizar un día de casting
Un día de casting necesita más que una sala y un jurado disponible. Hay que ordenar las inscripciones, repartir las audiciones por franjas y enviar a cada participante la información correcta a tiempo. También conviene preparar con antelación los textos, formularios, acreditaciones, cámaras y la distribución de la sala. Esta checklist reúne las 60 tareas y 49 materiales del plan para que sepas qué cerrar primero y qué revisar antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar del casting
Fijar la fecha del casting
2 personas
Establecer el horario de audiciones
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar la disponibilidad
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar franjas de audición
2 personas
Enviar indicaciones
Enviar recordatorio
Imprimir textos y escenas
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir formularios de evaluación
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Cargar el equipo
2 personas
Preparar archivos y formularios
2 personas
Comprobar el lugar y la sala
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la sala de espera
2 personas
Montar el set de audiciones
3 personas
Probar la cámara y el sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
Acompañar a los participantes a la sala de espera
2 personas
Convocar audiciones
Acompañar las audiciones
2 personas
Grabar audiciones
2 personas
Repartir los formularios de evaluación
Recoger formularios de evaluación
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenada la sala de espera
Guardar archivos de forma segura
Hacer check-out de los últimos participantes
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Hacer copia de seguridad segura de las grabaciones
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Agradecer a los participantes
Procesar los resultados de la selección
3 personas
Archivar las grabaciones
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Sillas plegablescant. 10
- Percherocant. 2
- Perchascant. 30
- Espejocant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Cámaracant. 2
- Trípodes para cámaracant. 2
- Portátilcant. 2
- Tarjetas de memoriacant. 6
- Disco duro externocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavozcant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Difusores de luzcant. 2
Decoración
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Carteles de flechascant. 12
- Pizarra de anuncios
- Mantelescant. 8
Oficina
- Portapapelescant. 15
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bloc de notascant. 20
- Papel de impresióncant. 500
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de abrir el formulario de inscripción. Sin esos datos, después tendrás que corregir confirmaciones y franjas de audición ya enviadas.
- Reserva tiempo para revisar la disponibilidad de cada participante y asigna las franjas antes de enviar las indicaciones. Envía un recordatorio cuando falten entre 24 y 48 horas.
- Imprime los textos, escenas, lista de participantes y formularios de evaluación antes del día del casting. Lleva copias adicionales por si cambia el orden o aparece una persona confirmada a última hora.
- Comprueba el equipo al menos un día antes: cámara, trípodes, tarjetas de memoria, portátil, disco duro, micrófono, altavoz, cables y regletas. Una prueba de grabación de 10 minutos puede detectar fallos que el montaje no muestra.
- Prepara la sala con tiempo para colocar mesas, sillas, perchero, espejo, carteles de flechas y pizarra de anuncios. Deja las bebidas enfriándose y reserva unos 30 minutos finales para limpiar y ordenar antes de recibir al primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de casting?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha, invitar al jurado y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, asignar franjas, imprimir documentos y comprobar el equipo.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada audición?
- Asigna una franja de 15 a 30 minutos por participante, según el número de escenas y las instrucciones del jurado. Añade al menos 5 minutos entre audiciones para recibir a la siguiente persona y evitar retrasos acumulados.
- ¿Cuándo se deben enviar las indicaciones a los participantes?
- Envía las indicaciones justo después de confirmar la inscripción y la franja de audición. Manda un segundo recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora, la dirección, los textos necesarios y cualquier preferencia dietética ya registrada.
- ¿Qué equipo hay que probar antes del casting?
- Prueba la cámara, los trípodes, las tarjetas de memoria, el portátil, el disco duro externo, el micrófono, el altavoz y la iluminación como mínimo un día antes. Lleva cables alargadores y regletas de repuesto y haz una grabación de prueba de 10 minutos.
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