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Organiser une journée de casting sans rien oublier

Une journée de casting repose sur un planning précis, une circulation fluide et du matériel prêt avant l’arrivée des participants. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour répartir les auditions par créneaux. Les textes, formulaires d’évaluation, badges et indications d’accès doivent être préparés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, prévois du temps pour tester les caméras, les micros, l’éclairage et les prises électriques avant le premier passage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu de casting

  • Fixer la date de casting

    2 personnes

  • Établir le planning des auditions

    2 personnes

  • Inviter les membres du jury

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Vérifier la disponibilité

    2 personnes

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les créneaux d’audition

    2 personnes

  • Envoyer les indications d'accès

  • Envoyer un rappel

  • Imprimer les textes et les scènes

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les formulaires d’évaluation

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Recharger les appareils

    2 personnes

  • Préparer les fichiers et les formulaires

    2 personnes

  • Vérifier le site et la salle

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Aménager l’espace d’attente

    2 personnes

  • Monter le kit d'audition

    3 personnes

  • Tester la caméra et le son

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    2 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

  • Accompagner les participants vers la salle d’attente

    2 personnes

  • Appeler les auditions

  • Encadrer les auditions

    2 personnes

  • Filmer les auditions

    2 personnes

  • Distribuer les formulaires d'évaluation

  • Récupérer les formulaires d’évaluation

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir la salle d'attente en ordre

  • Stocker les fichiers en toute sécurité

  • Enregistrer les derniers participants au départ

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Sauvegarder les enregistrements en sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Remercier les participants

  • Traiter les résultats de sélection

    3 personnes

  • Archiver les enregistrements

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 45
  • Chaises pliantesqté 10
  • Portant à vêtementsqté 2
  • Cintresqté 30
  • Miroirqté 2
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 40
  • Verresqté 50
  • Assiettesqté 50
  • Couvertsqté 50
  • Plateaux de serviceqté 6

Équipement

  • Caméraqté 2
  • Trépieds pour caméraqté 2
  • Ordinateur portableqté 2
  • Cartes mémoireqté 6
  • Disque dur externeqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Haut-parleurqté 2
  • Microphoneqté 2
  • Pieds de microqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Diffuseurs de lumièreqté 2

Décoration

  • Badges nominatifsqté 60
  • Porte-badgesqté 60
  • Panneaux de directionqté 12
  • Panneau d’annonce
  • Nappesqté 8

Bureau

  • Presse-papiersqté 15
  • Stylos à billeqté 40
  • Marqueursqté 12
  • Blocs-notesqté 20
  • Papier d’impressionqté 500
  • Ruban adhésifqté 4
  • Ciseauxqté 4
  • Agrafeusesqté 2

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque les créneaux d’audition dès que les inscriptions sont traitées. Garde au moins 10 minutes entre deux passages pour absorber les retards, changer un texte ou répondre à une question.
  • Envoie les indications d’accès et un rappel 24 à 48 heures avant le casting. Mentionne l’heure d’arrivée, le contact sur place, les documents à apporter et la procédure en cas de retard.
  • Imprime les textes, la liste des participants et les formulaires d’évaluation en plusieurs exemplaires. Prévois au minimum un exemplaire par membre du jury et quelques copies de secours.
  • Teste la caméra, les cartes mémoire, l’ordinateur, les micros et les lampes LED avant l’ouverture de la salle. Vérifie aussi les rallonges et multiprises pour éviter de chercher une solution au dernier moment.
  • Aménage séparément l’accueil, l’attente et l’audition. Des badges nominatifs, un miroir, un portant avec cintres et des panneaux de direction réduisent les interruptions pendant les passages.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de casting ?
Envoie les invitations au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le casting afin de vérifier les disponibilités et de répartir les participants par créneau.
Combien de temps prévoir pour chaque audition ?
Prévois généralement 15 à 20 minutes par participant, puis ajoute 10 minutes de marge entre deux passages. Pour 20 participants, cela représente environ 8 à 10 heures avec les pauses et les changements de salle.
Que faut-il préparer la veille d’un casting ?
La veille, vérifie la salle, installe les tables et les chaises si possible, recharge les appareils et prépare les fichiers. Mets aussi les boissons au frais et place les formulaires, badges et textes dans l’ordre du planning.
Combien d’exemplaires des formulaires d’évaluation imprimer ?
Imprime un formulaire par participant et par membre du jury, plus 10 % de copies supplémentaires. Pour 30 participants et 3 jurés, prévois donc au moins 99 formulaires.

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