Checklist para organizar un concurso de coches
Organizar un concurso de coches requiere más que preparar las preguntas: primero hay que cerrar el lugar y las inscripciones, después formar los equipos y dejar listo el material del quiz. Esta checklist reúne las tareas del plan en el orden en que suelen hacerse. Incluye también lo que se olvida con facilidad, como las hojas de puntuación de repuesto, los cables, las preferencias dietéticas y la prueba del sonido. Así puedes llegar al día del concurso con el espacio, los equipos y la recepción preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Confirmar la reserva
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Preparar respuestas y hojas de puntuación
Imprimir folletos del quiz
Hacer la distribución del equipo
Crear números de mesa de equipo
Recoger los premios
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Evento
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Conectar el proyector y el sonido
2 personas
Numerar las mesas de los equipos
2 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Seguimiento
Recopilar material para el quiz
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 45
- Mesa de quiz
Material del quiz
- Números de mesa del equipocant. 10
- Hojas de respuestacant. 50
- Cuadernillos del quizcant. 50
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Bolígrafos de repuestocant. 10
- Tarjetas de respuestacant. 10
- Premioscant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cable HDMIcant. 2
- Memoria USB
Vajilla
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
- Cucharones para sopacant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 4
Limpieza
- Escoba
- Limpiacristales
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar los equipos y las rondas. Recoge también las preferencias dietéticas en ese momento, para no descubrirlas cuando ya esté montado el bufé.
- Confirma la reserva del lugar antes de organizar el montaje y acuerda cuándo puedes recoger las llaves. Sin acceso suficiente, no tendrás tiempo para colocar mesas, sillas, quiz, proyector y sonido.
- Prepara una copia de las hojas de respuesta, puntuación y preguntas, además de bolígrafos de repuesto. Comprueba que cada mesa tenga su número y que las respuestas puedan recogerse sin confusión.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz antes de abrir la sala. Lleva el cable HDMI, una memoria USB, alargadores y regletas: son pequeños fallos que pueden retrasar el inicio.
- Enfría las bebidas con antelación y deja separados vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas. Monta la mesa de bebidas y el bufé después de colocar el mobiliario, para que no estorben durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de coches?
- Empieza a reservar el lugar y enviar las invitaciones al menos 4 semanas antes. Deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de equipos varios días antes del concurso.
- ¿Cuándo hay que preparar las rondas y las hojas del quiz?
- Prepara las rondas, revisa las preguntas y crea las hojas de respuesta y puntuación entre 7 y 14 días antes. Imprime los cuadernillos y folletos cuando el contenido ya no vaya a cambiar.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para recoger las llaves, abrir la sala, colocar mesas y sillas, numerar los equipos y montar el quiz. Añade tiempo para probar el proyector y el sonido antes de recibir a los participantes.
- ¿Qué material de repuesto hace falta para un concurso de coches?
- Ten preparados bolígrafos de repuesto y copias adicionales de las hojas de respuesta y puntuación. También conviene llevar una memoria USB y cables de conexión de reserva para evitar que un fallo técnico detenga el quiz.
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