Autokwis organiseren: checklist van voorbereiding tot prijsuitreiking

Een autokwis staat of valt met een strakke voorbereiding en duidelijke materialen. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen, en werk daarna de quizrondes, teams en scoreformulieren uit. In de laatste week controleer je de vragen, print je de quizboekjes en haal je de prijzen op. Op de dag zelf draait alles om een getest geluid- en beeldsysteem, genummerde tafels en een quiztafel waarop alle antwoorden en scorebladen klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Reservering bevestigen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Quizvragen controleren
2 personen
Antwoorden en scorebladen maken
Quizboekjes printen
Teamindeling maken
Teamtafelnummers maken
Prijzen ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Quiztafel inrichten
2 personen
Projector en geluid aansluiten
2 personen
Teamtafels nummeren
2 personen
Quizmateriaal klaarleggen
2 personen
Buffet en drankentafel opbouwen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
Quizrondes presenteren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Quizmateriaal verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Quiztafel

Quizmateriaal

Teamtafelnummersaantal 10
Antwoordformulierenaantal 50
Quizboekjesaantal 50
Scoreformulierenaantal 10
Pennenaantal 50
Reservepennenaantal 10
Antwoordkaartenaantal 10
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
HDMI-kabelaantal 2
USB-stick

Servies

Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Soeplepelsaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de quizvragen uiterlijk een week vooraf en leg per ronde een apart antwoordoverzicht klaar. Zo hoef je tijdens de quiz niet tussen losse bestanden of notities te zoeken.
Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten en geef elke tafel een nummer. Leg per team quizboekjes, antwoordformulieren, scoreformulieren en minstens één pen klaar; reservepennen leg je bij de quiztafel.
Test laptop, projector, projectiescherm, speaker en microfoon minimaal één dag vooraf samen. Neem een HDMI-kabel, USB-stick, verlengsnoeren en stekkerdozen mee, omdat juist die kleine aansluitmaterialen vaak ontbreken.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de quiztafel in en test het geluid opnieuw voordat deelnemers binnenkomen.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies apart klaar. Controleer dieetwensen vóór de boodschappen, zodat je niet op het laatste moment een alternatief moet regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autokwis organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de quiz en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je teams en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een autokwis op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, teamnummers, quizmateriaal, buffet en drank. Plan daarnaast 30 minuten voor het aansluiten en testen van laptop, projector, speaker en microfoon.
Hoeveel quizvragen heb je nodig voor een autokwis?: Voor een avond van ongeveer 2,5 tot 3 uur kun je uitgaan van 8 tot 10 rondes met 8 tot 10 vragen per ronde. Plan na elke 2 of 3 rondes een kort moment om antwoorden en scores te verwerken.
Wat moet ik klaarleggen per team bij een autokwis?: Leg per team een quizboekje of vragenpakket, antwoordformulieren, een scoreformulier, een teamtafelnummer en minstens één pen klaar. Houd daarnaast 10 tot 15 procent extra antwoordformulieren en reservepennen achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.