Checklist para organizar un concurso de televisión

Organizar un concurso de televisión requiere más que preparar unas preguntas. Hay que cerrar la lista de participantes, formar los equipos, probar la presentación y comprobar que el sonido y la imagen funcionan antes de que llegue el público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para preparar las rondas, gestionar las respuestas, servir comida y bebidas y entregar los premios sin improvisaciones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala del quiz
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Definir las rondas del quiz
2 personas
Escribir preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Crear la presentación del quiz
Seleccionar fragmentos musicales
Comprobar los fragmentos de vídeo
Imprimir los formularios de respuesta
Preparar la distribución de equipos
Comprar premios
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Comprobar la sala y la técnica
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
Probar la presentación y los micrófonos
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar los resultados provisionales
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 2
Mesa de quiz

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Mando a distancia para presentaciones
Baterías de repuestocant. 8

Material del quiz

Hojas de respuestacant. 300
Bolígrafoscant. 60
Hojas de puntuacióncant. 10
Tarjetas de equipocant. 50
Preguntas del quizcant. 10
Hojas de respuestascant. 10
Portalápicescant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 60
Premioscant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Cubiterascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 4
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación. Así sabrás cuántas personas asistirán, cuántos equipos preparar y qué comida evitar.
Define las rondas antes de escribir las preguntas y comprueba cada respuesta por separado. Guarda también una hoja de respuestas para corregir con rapidez durante el concurso.
Haz una prueba completa de la presentación, el proyector, los altavoces y los micrófonos entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba también los cables, las regletas y las baterías de repuesto.
Prepara una mesa exclusiva para el material del quiz: hojas de respuesta, bolígrafos, tarjetas de equipo, hojas de puntuación y preguntas. Deja copias adicionales para cubrir pérdidas o errores.
Enfría las bebidas y monta el bufé antes de recibir a los participantes. Coloca vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas juntos para que el servicio no interrumpa las rondas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de televisión?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar la sala, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Deja los últimos 7 días para cerrar participantes, terminar las preguntas y comprar premios.
¿Cuántas preguntas debe tener un concurso de televisión?: Prepara entre 8 y 12 preguntas por ronda, según la duración prevista. Para un concurso de 4 rondas, conviene tener también 2 o 3 preguntas de reserva por si hay empates o alguna respuesta genera dudas.
¿Cuándo hay que probar la técnica del concurso?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Muestra la presentación, reproduce los fragmentos de música o vídeo y verifica los micrófonos, altavoces, proyector y conexiones.
¿Cuánta comida y bebida preparar para el concurso?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua durante toda la actividad. Para los aperitivos, prepara aproximadamente 150 a 200 gramos por persona si no habrá una comida completa.

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