Checklist para organizar un concierto drive-in sin olvidos

Un concierto drive-in combina producción musical, circulación de vehículos y atención al público en un mismo recinto. Esta checklist te ayuda a ordenar las gestiones: primero el lugar, los permisos y los artistas; después el plano, las inscripciones y los proveedores; por último, el montaje y las comprobaciones del día. Además del escenario y la pantalla, tendrás que prever emisores y receptores FM, rutas de paso, aseos, catering y control del tráfico. Los detalles técnicos y de seguridad son los que más se suelen cerrar tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Contratar artistas
2 personas
Coordinar los requisitos técnicos con los artistas
2 personas
Comprobar los seguros
Contratar seguridad y controladores de tráfico
Reservar el catering
Reservar los aseos
Reservar el equipo técnico y la pantalla
Crear el plano del recinto
2 personas
Definir las plazas de aparcamiento y las rutas de paso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer acreditaciones de aparcamiento y pulseras
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar las entregas y los horarios de llegada
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering y las comidas de dieta
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Colocar la pantalla de proyección
4 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
Montar los puntos de catering
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar y abastecer los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
5 personas
Realizar prueba de luz y sonido
3 personas
Dar briefing al personal
6 personas

Evento

Recibir a los visitantes
6 personas
Asignar plazas de aparcamiento
8 personas
Comprobar los pases de aparcamiento
4 personas
Compartir el programa y las normas de seguridad
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el stock de catering
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Revisar el recinto y los flujos de tráfico
3 personas
Iniciar el programa previo
3 personas
Iniciar el concierto principal
4 personas
Encargarse del catering del descanso
4 personas
Atender preguntas y notificaciones del público
2 personas
Explicar el anuncio final y la salida
2 personas
Guiar el tráfico de salida
8 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

Recoger los objetos olvidados
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger y separar la basura
5 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar el escenario y la pantalla
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Recoger los baños
Comprobar y limpiar el material
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 10
Carpas de fiestacant. 4
Mobiliario del vestidor

Equipo

Escenario
Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Pantalla de proyección
Proyector
Emisores FMcant. 2
Receptores FMcant. 4
Portátil
Kits de cables de repuestocant. 2
Enrollacablescant. 8
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Regletascant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnalda de lucescant. 6
Linternascant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 40
Señales de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 15
Cinta de delimitarcant. 10

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Banderascant. 20
Banderolascant. 6
Bannerscant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vino reutilizablescant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Recogedores de basuracant. 6
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 6
Fregonascant. 4
Cajas de limpiezacant. 4

Consejos

Cierra el plano del recinto antes de enviar las invitaciones. Marca las plazas, las rutas de entrada y salida, la zona técnica, los aseos y los puntos donde irán las señales; así sabrás cuántos vehículos puedes aceptar.
Pide los requisitos técnicos de cada artista con al menos 4 semanas de antelación. Confirma entradas de la mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cajas DI, cableado y necesidades de corriente antes de reservar el equipo.
Prueba la transmisión de audio antes del montaje definitivo. Comprueba el alcance de los emisores FM con varios receptores dentro del aparcamiento y prepara kits de cables, baterías y regletas de repuesto.
No dejes permisos, seguros y control de tráfico para la última semana. Verifica los plazos con el municipio y contrata seguridad y controladores cuando ya tengas aforo, accesos y horarios definidos.
Confirma las entregas 48 horas antes y asigna una persona a cada proveedor. El día del concierto revisa escenario, pantalla, proyector, iluminación, extintores, señales y delimitación de plazas antes de abrir la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto drive-in?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, seguros, artistas, equipo técnico, seguridad y catering suelen necesitar más plazo que las compras y el montaje.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto drive-in?: Como base, necesitas mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos, soportes, monitores, cajas DI y cableado. Si el público escucha desde los coches, añade emisores FM y receptores suficientes para las pruebas y las incidencias.
¿Cuántos aseos hay que reservar para un concierto drive-in?: Calcula la cantidad según el aforo previsto y la duración, y confirma el número con el proveedor y la normativa local. Reserva los aseos al cerrar el recinto, no después de publicar las invitaciones.
¿Cuándo se prepara el aparcamiento del concierto drive-in?: El plano debe estar cerrado al menos 2 semanas antes, cuando gestiones las inscripciones y las acreditaciones. La delimitación de plazas, las señales y las rutas de paso se colocan durante el montaje, antes de que llegue el público.

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