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Drive-in-Konzert organisieren: die komplette Checkliste

Bei einem Drive-in-Konzert laufen Konzert, Parkplatz und Verkehr gleichzeitig. Deshalb müssen Genehmigungen, Zufahrt, Technik und Sicherheitskonzept deutlich früher stehen als bei einem normalen Konzert. Plane außerdem Empfang, Toiletten, Catering und die Ausgabe von Parkausweisen so, dass Besucher im Auto bleiben können. Diese Checkliste führt dich von der ersten Bestätigung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen mit den Künstlern abstimmen

    2 Personen

  • Versicherungen prüfen

  • Sicherheit und Verkehrslotsen buchen

  • Catering reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Technik und Bildschirm reservieren

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Parkplätze und Laufwege festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkausweise und Armbänder erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen und Ankunftszeiten bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering und Diätmahlzeiten vorbereiten

    4 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    3 Personen

  • Parkplätze absperren

    4 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    3 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    3 Personen

  • Cateringbereiche aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Toiletten aufstellen und bestücken

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    5 Personen

  • Licht- und Bildtest durchführen

    3 Personen

  • Briefing für Mitarbeitende abhalten

    6 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    6 Personen

  • Parkplätze zuweisen

    8 Personen

  • Parkausweise prüfen

    4 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln teilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Cateringvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Gelände und Verkehrsströme kontrollieren

    3 Personen

  • Vorprogramm starten

    3 Personen

  • Hauptkonzert starten

    4 Personen

  • Pausenverpflegung organisieren

    4 Personen

  • Publikumsfragen und Meldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Abschlussmitteilung und Abreise erklären

    2 Personen

  • Abfahrenden Verkehr begleiten

    8 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    5 Personen

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Bühne und Leinwand abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Toiletten abholen lassen

  • Materialien prüfen und reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 4
  • Umkleidemöbel

Ausstattung

  • Bühne
  • Tonmischpult
  • BühnenlautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorlautsprecherAnz. 3
  • Projektionsleinwand
  • Projektor
  • FM-SenderAnz. 2
  • FM-EmpfängerAnz. 4
  • Laptop
  • Ersatz-KabelsetsAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterketteAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • VerkehrskegelAnz. 40
  • VerkehrsschilderAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 15
  • AbsperrbandAnz. 10

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • FahnenAnz. 20
  • BannerAnz. 6
  • BannerAnz. 8

Catering

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • AbfallcontainerAnz. 6
  • MüllgreiferAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 6
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungsboxenAnz. 4

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherungen frühzeitig und halte die zuständigen Kontakte schriftlich fest. Für Verkehr, Zufahrt und Einweisung brauchst du außerdem ausreichend Sicherheitspersonal und Verkehrslotsen.
  • Stimme die technischen Anforderungen direkt mit den Künstlern ab: Tonmischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Monitore und DI-Boxen müssen zur Bühnenplanung passen. Bei der Übertragung ins Auto gehören FM-Sender und genügend FM-Empfänger in die technische Planung.
  • Erstelle den Geländeplan mit getrennten Ein- und Ausfahrten, Parkreihen, Laufwegen, Toiletten und Notfallwegen. Markiere Parkplätze und Zufahrten vor der Ankunft und stelle die Verkehrsschilder rechtzeitig auf.
  • Bestätige Lieferungen und Ankunftszeiten spätestens am Vortag. Bühne, Leinwand, Projektor, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel brauchen vor Einlass einen Funktionstest; Ersatz-Kabelsets und Ersatzbatterien gehören griffbereit an die Technik.
  • Drucke Ablaufplan, Kontaktliste, Parkausweise und Armbänder vor dem Veranstaltungstag aus. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Morgen erneut und kontrolliere das Gelände, bevor Fahrzeuge eingelassen werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Drive-in-Konzert anmelden?
Prüfe Genehmigungen und Meldepflichten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Für Verkehr, Lärm, Bühne und den Veranstaltungsort können unterschiedliche Stellen zuständig sein, daher solltest du die Fristen sofort nach der Terminbestätigung klären.
Wie viel Technik braucht ein Drive-in-Konzert?
Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für die technische Abstimmung mit Künstlern und Dienstleistern ein. Neben Bühne und Tonanlage müssen auch Leinwand, Projektor, FM-Sender, Stromversorgung, Kabelwege und Ersatzkabel getestet werden.
Wann soll ich Parkplätze und Einfahrt vorbereiten?
Lege Parkreihen, Laufwege und Notfallzufahrten spätestens 2 Wochen vorher im Geländeplan fest. Absperrungen, Verkehrsschilder und Einweisung sollten am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass bereitstehen.
Wie viele Toiletten braucht ein Drive-in-Konzert?
Die genaue Zahl hängt von der erwarteten Besucherzahl und den örtlichen Vorgaben ab. Reserviere die Toiletten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und berücksichtige eine gut erreichbare Position außerhalb der Fahrspuren sowie barrierefreie Zugänge.

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