Checklist pour organiser un concert drive-in

Un concert drive-in demande une coordination précise entre la scène, le son, les voitures et la circulation sur le site. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation du lieu jusqu’au montage et à l’accueil du public. Prévoyez les autorisations, les agents de circulation, les toilettes, le catering et la technique suffisamment tôt. Le jour J, les horaires de livraison, les branchements électriques et les indications de parking sont souvent les points qui prennent le plus de retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Vérifier les autorisations et les déclarations
Engager les artistes
2 personnes
Coordonner les exigences techniques avec les artistes
2 personnes
Vérifier les assurances
Réserver la sécurité et les agents de circulation
Réserver le catering
Réserver les toilettes
Réserver la technique et l’écran
Établir le plan du site
2 personnes
Définir les places de parking et les cheminements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les pass de parking et les bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons et les heures d’arrivée
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur et les repas adaptés
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Barrer les places de parking
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l’écran de projection
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
Monter les points de restauration
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer et approvisionner les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
5 personnes
Effectuer le test son et image
3 personnes
Faire un briefing avec le personnel
6 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
6 personnes
Attribuer les places de parking
8 personnes
Vérifier les laissez-passer de stationnement
4 personnes
Partager le programme et les règles de sécurité
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Contrôler le site et les flux de circulation
3 personnes
Lancer le programme d’ouverture
3 personnes
Lancer le concert principal
4 personnes
Assurer le catering de la pause
4 personnes
Gérer les questions et signalements du public
2 personnes
Annoncer le mot de clôture et le départ
2 personnes
Guider la circulation sortante
8 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Récupérer les objets oubliés
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Collecter et trier les déchets
5 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter la scène et l'écran
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire récupérer les toilettes
Vérifier et nettoyer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Mobilier de vestiaire

Équipement

Scène
Table de mixage son
Haut-parleurs de scèneqté 4
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Écran de projection
Projecteur
Émetteurs FMqté 2
Récepteurs FMqté 4
Ordinateur portable
Jeux de câbles de réserveqté 2
Enrouleurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Multiprisesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlande lumineuseqté 6
Lampes de pocheqté 10
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 15
Ruban de balisageqté 10

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Drapeauxqté 20
Banderolesqté 6
Bannièresqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 4
Bacs de nettoyageqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de confirmer les artistes, puis vérifiez les autorisations, les assurances et les déclarations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. La capacité du site et les règles de circulation dépendent directement de ces validations.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la signature : son, retours, microphones, boîtiers DI, écran et éventuels émetteurs ou récepteurs FM. Faites valider la fiche technique finale au moins 3 semaines avant l’événement.
Dessinez le plan du site avec l’entrée, les files de voitures, les places de parking, les cheminements, la scène et les sorties. Préparez les panneaux, les pass de parking et les bracelets au plus tard la semaine précédente, puis installez la signalisation avant l’ouverture du site.
Confirmez les heures d’arrivée de chaque prestataire 48 à 72 heures avant le montage. Prévoyez des câbles de réserve, des rallonges, des multiprises, des enrouleurs électriques et des protections de câbles : un branchement manquant peut retarder toute la balance.
Ne laissez pas les besoins alimentaires, les boissons et les toilettes pour les derniers jours. Traitez les repas adaptés après les inscriptions, refroidissez les boissons la veille et contrôlez le site, les extincteurs, l’éclairage et les accès avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert drive-in ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, la sécurité, les toilettes, le catering et la technique sans devoir tout réserver en urgence.
Quand réserver la technique et l’écran pour un concert drive-in ?: Réservez la scène, la sonorisation, l’écran, le projecteur et le matériel FM au moins 6 à 8 semaines avant la date. Validez ensuite les besoins techniques des artistes environ 3 semaines avant le montage.
Combien d’agents faut-il prévoir pour la circulation ?: Le nombre dépend du nombre de voitures, des accès et du plan du site. Faites établir le dispositif par le responsable sécurité au moins 4 semaines avant l’événement, avec un agent prévu pour chaque point d’entrée ou de conflit de circulation.
Quand préparer les pass de parking et les bracelets ?: Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant le concert. Imprimez les pass, les bracelets, le déroulé et la liste de contacts pendant la semaine précédente, puis gardez quelques exemplaires de réserve sur place.

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