Checklist para organizar un concierto de reggae

Un concierto de reggae necesita una coordinación precisa entre artistas, sonido, iluminación, público y servicios del recinto. Empieza cerrando el lugar y la fecha, y después avanza con permisos, músicos, producción y proveedores. La hoja técnica de cada artista debe estar revisada antes de alquilar o confirmar el equipo. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para que no llegues al montaje sin electricidad, baños, personal o información para el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Contratar músicos
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el catering
Reservar seguridad
Reservar los aseos
Comprobar la reserva de electricidad
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Comunicar los precios de entrada
Enviar la información de los artistas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Fijar el menú de catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Trazar la ruta de acceso
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar el equipo de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Preparar la zona del público
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar la caja y la entrada
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir al público
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Poner música de descanso
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Acompañar al acto principal
3 personas
Atender a los artistas en backstage
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Operar el espectáculo de luces
Anunciar la última ronda
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
Cerrar la caja
2 personas
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la instalación de luces
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Limpiar el espacio del público
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Piezas de escenariocant. 12
Telón de fondo

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Cables de luzcant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 180
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Chafing dishescant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Jiggers de barcant. 4
Abridores de botellascant. 6

Decoración

Banderas rastascant. 12
Telas de colorescant. 10
Mantelescant. 12
Carteles del menúcant. 4
Carteles direccionalescant. 10
Pulserascant. 200
Entradascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Chalecoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de anunciar entradas o enviar invitaciones. Comprueba también el seguro y las salidas de emergencia con varias semanas de margen.
Pide la hoja técnica de cada músico y compárala con el plan de sonido: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y cables deben estar confirmados antes del montaje.
Reserva con antelación la electricidad, los baños, la seguridad y el catering. Son servicios que suelen agotarse o requerir condiciones específicas del recinto.
Publica el programa, los precios de entrada, el acceso, el aparcamiento y la información de los artistas en un único mensaje. Recoge las preferencias dietéticas antes de fijar el menú del catering.
Haz una comprobación final de inventario el día anterior y revisa la previsión meteorológica. Para un concierto al aire libre, confirma también carpas, iluminación ambiental, cables de luz y protección para los cables del suelo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de reggae?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma el lugar, la fecha, los músicos, los permisos y el seguro; después reserva producción, catering, seguridad y baños.
¿Cuándo hay que comprobar la hoja técnica de los artistas?: Revísala entre 4 y 6 semanas antes del concierto, y vuelve a confirmarla 7 días antes. Así puedes corregir a tiempo las necesidades de monitores, micrófonos, cajas DI, conexiones y potencia eléctrica.
¿Cuánta bebida debo calcular para un concierto de reggae?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, la temperatura y si también habrá agua y servicio de catering.
¿Cuándo se publica la información para el público?: Publica el programa, los precios, el acceso y el aparcamiento al menos 2 semanas antes. Envía cualquier cambio importante como máximo 48 horas antes y deja la información visible en la entrada el día del concierto.

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