Checklist pour organiser un concert de reggae

Un concert de reggae demande une préparation précise, surtout pour le son, les horaires des musiciens et l’accueil du public. Commence par confirmer le lieu et la date, puis verrouille les autorisations, l’assurance et les prestataires indispensables. La fiche technique des artistes doit être vérifiée avant de réserver la sonorisation, l’éclairage et l’alimentation électrique. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux invitations, au catering, au stationnement et aux derniers contrôles le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Engager des musiciens
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Réserver les toilettes
Vérifier la réservation d'électricité
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Communiquer les prix d’entrée
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir l’itinéraire d’accès
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Assurer la musique de pause
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Animer la tête d'affiche
3 personnes
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer le spectacle lumineux
Annoncer le dernier tour
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer l'espace public
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 6
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Fond de scène

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bains-marieqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Mesures à barqté 4
Décapsuleursqté 6

Décoration

Drapeaux de la pisteqté 12
Tissus colorésqté 10
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 200
Billets d’entréeqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Giletsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu, la date et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie aussi l’assurance, les sorties de secours et la capacité d’accueil avant d’annoncer les prix d’entrée.
Demande la fiche technique de chaque groupe dès la réservation. Elle permet de confirmer le nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises nécessaires au plan sonore.
Prévois le montage du podium, du fond de scène et de l’éclairage plusieurs heures avant l’ouverture des portes. Garde au moins 60 minutes pour les balances, puis 30 minutes de marge avant l’arrivée du public.
Pour le catering, recueille les besoins alimentaires au moment des inscriptions et valide le menu au moins 7 jours avant l’événement. Compte séparément les repas des artistes, de l’équipe technique, des bénévoles et de la sécurité.
Publie les informations pratiques au plus tard 3 jours avant le concert : programme, accès, stationnement, horaires et artistes. Le jour J, répartis les bénévoles par créneaux et vérifie les stocks, les gobelets réutilisables et les rallonges avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reggae ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec musiciens, sonorisation, éclairage, sécurité et catering. Un délai plus court reste possible pour une petite jauge, mais les autorisations et la fiche technique doivent être traitées en priorité.
Quand réserver les musiciens et la sonorisation pour un concert de reggae ?: Réserve les musiciens et la sonorisation dès que le lieu et la date sont confirmés, de préférence 8 semaines à l’avance. Demande la fiche technique au moment de la réservation afin d’éviter de commander du matériel incomplet.
Combien de temps prévoir pour les balances avant un concert de reggae ?: Prévois au minimum 60 minutes de balances pour les groupes, davantage si plusieurs formations se succèdent. Ajoute 30 minutes de marge pour corriger les câbles, les retours, les microphones ou l’éclairage avant l’ouverture des portes.
Quand envoyer les informations pratiques aux invités ?: Envoie les informations d’accès, de stationnement, les horaires, le programme et les artistes au moins 3 jours avant le concert. Si le lieu est difficile à trouver ou si la météo peut modifier l’organisation, renvoie un rappel la veille.

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