Checklist para un campamento para personas con discapacidad

Organizar un campamento accesible requiere coordinar mucho más que las actividades. Esta checklist reúne las gestiones que suelen retrasarse: inscripciones, necesidades de cuidado, transporte, medicación, permisos y accesibilidad del lugar. También te ayuda a ordenar las compras, preparar los materiales y dejar por escrito la información que necesitarán acompañantes y responsables. Úsala como guía desde las primeras confirmaciones hasta la apertura del campamento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Invitar a los participantes
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades de cuidado
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar permisos
2 personas
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
Elaborar el horario de transporte
2 personas
Distribuir a los acompañantes
2 personas
Crear programa de actividades
3 personas
Programar momentos de descanso
2 personas
Comprobar accesibilidad del lugar
2 personas
Marcar la ruta accesible
2 personas
Comprar materiales para actividades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir lista de contactos de emergencia
Comprobar las instrucciones de la medicación
2 personas
Clasificar los materiales por actividad
3 personas
Dar instrucciones a los asistentes
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto de forma segura
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar los caminos accesibles
2 personas
Montar la zona de descanso
2 personas
Montar estaciones de actividades
5 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la zona de comidas
3 personas
Preparar el almuerzo
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Recibir a los acompañantes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Guiar a los participantes a sus grupos
6 personas
Explicar el programa
2 personas
Coordinar la actividad de presentación
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las actividades del juego
8 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar el descanso
4 personas
Calentar la cena
4 personas
Servir la cena
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Guiar la actividad musical
5 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Acompañar a los participantes a la salida
6 personas
Comprobar el transporte por grupo
3 personas
Comprobar objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Entregar la ubicación limpia y ordenada
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar la información de los participantes
2 personas
Informar a los padres de contacto
2 personas
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 45
Sillas de descansocant. 6
Mesas de picniccant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 50
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos para bebidascant. 60
Tazascant. 45
Cubiertoscant. 50
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 10
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Rampas móvilescant. 2
Megáfono

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Material deportivo

Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 20
Aroscant. 10
Tela de paracaídas
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 50
Rotuladorescant. 24
Cinta adhesivacant. 6
Flechas de rutacant. 20

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantescant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetro de fiebrecant. 2
Linternascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza las inscripciones con al menos 4 semanas de antelación y pregunta desde el principio por dieta, movilidad, apoyo personal y contactos de emergencia. Si esperas a la última semana, será difícil ajustar acompañantes, comidas y transporte.
Comprueba el lugar antes de cerrar el programa: revisa la ruta accesible, los aseos, las zonas de descanso y los puntos donde se instalarán las carpas, mesas y sillas. Haz una prueba física del recorrido, no solo una revisión en fotos.
Cierra el transporte al menos 7 días antes. Reúne las necesidades de cada participante, prepara el horario de recogidas y asigna acompañantes con tiempo para corregir cambios o ausencias.
Prepara la medicación y la información de emergencia en documentos separados y revisados. Imprime la lista de participantes y los contactos el mismo día anterior, y comprueba las instrucciones de medicación antes de salir.
Divide los materiales por actividad y compra los productos frescos lo más cerca posible del inicio. Mantén los alimentos perecederos refrigerados y revisa el pronóstico del tiempo antes de decidir qué equipo quedará al aire libre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento para personas con discapacidad?: Empieza al menos 4 semanas antes para reunir inscripciones, necesidades de cuidado, dietas y contactos de emergencia. Deja la última semana para confirmar transporte, permisos, acompañantes y cambios médicos.
¿Qué información hay que pedir en la inscripción?: Solicita datos de contacto, preferencias dietéticas, necesidades de cuidado, movilidad, medicación relevante y un contacto de emergencia. Confirma esta información entre 7 y 10 días antes del campamento para detectar cambios.
¿Cuándo se debe preparar el transporte del campamento?: Recoge las necesidades de transporte durante la inscripción y prepara el horario definitivo al menos 7 días antes. Envía a cada participante su hora y punto de recogida, y conserva una copia para los acompañantes.
¿Cómo se comprueba si un lugar es accesible?: Revisa con antelación la entrada, la ruta hasta las actividades, los aseos y las zonas de descanso. Haz un recorrido de prueba como mínimo 2 semanas antes y marca la ruta accesible para que el equipo pueda seguirla el día del campamento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.