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Behindertenlager organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Behindertenlager müssen Betreuung, Pflege, Transport und Zugänglichkeit von Anfang an zusammengedacht werden. Erfasse deshalb frühzeitig Anmeldungen, Ernährungswünsche, Pflegebedarf und Notfallkontakte – nicht erst am Anreisetag. Plane anschließend die barrierefreie Route, den Transport und die Betreuung für jede Aktivität. Die Checkliste führt dich durch 66 Aufgaben und 47 benötigte Gegenstände, damit Vorbereitung, Einkauf und Durchführung in der richtigen Reihenfolge ablaufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Pflegebedarf erfassen

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Transportbedarf erfassen

    2 Personen

  • Transportplan erstellen

    2 Personen

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Aktivitätenprogramm erstellen

    3 Personen

  • Pausenzeiten einplanen

    2 Personen

  • Zugänglichkeit der Location prüfen

    2 Personen

  • Barrierefreie Route markieren

    2 Personen

  • Aktivitätsmaterialien einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Kühlwaren kalt stellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Notfallkontaktliste drucken

  • Medikamentenanweisungen prüfen

    2 Personen

  • Materialien nach Aktivität sortieren

    3 Personen

  • Betreuer einweisen

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände sicher inspizieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Barrierefreie Wege freimachen

    2 Personen

  • Ruheraum einrichten

    2 Personen

  • Aktivitätsstationen einrichten

    5 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Essbereich vorbereiten

    3 Personen

  • Mittagessen vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Betreuer empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Teilnehmende in Gruppen begleiten

    6 Personen

  • Programm erläutern

    2 Personen

  • Kennenlernaktivität begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    8 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Ruhephase betreuen

    4 Personen

  • Abendessen aufwärmen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Musikaktivität betreuen

    5 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende zum Abmarsch begleiten

    6 Personen

  • Transport pro Gruppe prüfen

    3 Personen

  • Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort besenrein übergeben

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Teilnehmerinformationen archivieren

    2 Personen

  • Elternkontakte informieren

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • Klappische TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • Ruhe-LiegestühleAnz. 6
  • PicknickbänkeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • TrinkbecherAnz. 60
  • TassenAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3

Ausstattung

  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile RampenAnz. 2
  • Megafon

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

  • SoftbälleAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • ReifenAnz. 10
  • Fallschirmtuch
  • SpielkartenAnz. 6
  • BrettspieleAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 50
  • StifteAnz. 24
  • KlebebandAnz. 6
  • WegweiserAnz. 20

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FieberthermometerAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Anmeldefrist so, dass du mindestens 2 Wochen vor Beginn alle Ernährungswünsche, den Pflegebedarf und die Notfallkontakte vollständig prüfen kannst.
  • Erstelle den Transportplan erst, wenn alle Teilnehmenden und ihr tatsächlicher Unterstützungsbedarf erfasst sind. Plane pro Fahrt zusätzlich 15 Minuten Puffer für Ein- und Aussteigen ein.
  • Prüfe die Zugänglichkeit der Location nicht nur am Eingang: Markiere eine barrierefreie Route und kontrolliere auch Ruhebereiche, Toiletten, Aktivitätsflächen und Wege zwischen den Bereichen.
  • Sortiere Materialien nach Aktivität, bevor die Betreuer eingewiesen werden. So findest du Softbälle, Kegel, Reifen, das Fallschirmtuch und Spiele ohne zusätzliche Ausgabezeit.
  • Stelle Teilnehmerliste, Notfallkontaktliste und Medikamentenanweisungen am Veranstaltungstag doppelt bereit: eine Ausgabe für die Betreuung und eine Reserve an der zentralen Anlaufstelle.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Behindertenlager organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Prüfung der Genehmigungen. Spätestens 2 Wochen vor Beginn sollten Pflegebedarf, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Transportbedarf vollständig erfasst sein.
Was muss man bei einem Behindertenlager für die Betreuung klären?
Erfasse für jede Person den konkreten Pflege- und Unterstützungsbedarf und teile anschließend die Betreuer den Teilnehmenden und Aktivitäten zu. Die Einweisung sollte spätestens am Vortag stattfinden und Medikamentenanweisungen müssen vor Beginn geprüft werden.
Wie plant man den Transport für ein Behindertenlager?
Sammle zuerst den Transportbedarf aller Teilnehmenden und erstelle danach den Transportplan mit Zuständigkeiten und Zeiten. Rechne pro Ein- und Ausstieg mindestens 15 Minuten zusätzlichen Puffer ein.
Welche Ausstattung braucht ein barrierefreies Behindertenlager?
Neben Tischen, Stühlen und Ruhe-Liegestühlen brauchst du je nach Programm unter anderem Kühlboxen, Trinkbecher, Geschirr, Verlängerungskabel, Beleuchtung und Aktivitätsmaterialien. Prüfe die vollständige Materialliste spätestens 7 Tage vor Beginn und hole frische oder gekühlte Produkte erst kurz vor dem Lager ab.

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